公司在新冠病毒（2019冠状病毒病）疫情大流行期间举行成员大会

为应对2019冠状病毒病疫情大流行，政府已实施多项措施以减少社交接触，包括订立《预防及控制疾病（禁止群组聚集）规例》（香港法例第599G章）（下称《规例》）。《规例》自2020年3月29日起实施。
《规例》规定，在指明期间内，不得在任何公众地方进行多于4人的群组聚集。目前，指明期间已延长至2020年5月7日，并可藉在宪报刊登公告把期限再延长（下称「指明期间」）。
《规例》的详情请浏览政府的2019冠状病毒病专题网页：https://www.coronavirus.gov.hk/ 。

本部份旨在解答一些有关在《规例》实施下举行成员大会的问题。

Q1 : 根据《规例》，「公众地方」的意思为何？

《规例》第2条界定「公众地方」是指「公众人士或部分公众人士可以或获准不时在缴费或不缴费下进入的地方」。

Q2 : 如成员大会并非是在公众地方举行，《规例》适用吗？

如成员大会并非是在《规例》所界定的公众地方举行，则《规例》并不适用于该会议。
例如，只要私人公司所举行的成员大会是在公众人士不得进入的地方举行，在一般情况下，该等会议便不受《规例》的限制。

Q3 : 《规例》有否就举行成员大会给予豁免？

《规例》附表1第11项（下称「第11项」）给予以下豁免：「某团体的会议上的群组聚集，前提是该会议须在指明期间内举行，以遵守任何条例或符合规管该团体的运作或事务的其他规管性质文书」。
《公司条例》所规定举行的周年成员大会（下称「周年大会」），在一般情况下可根据第11项获得豁免。就举行周年大会的规定及时限，请参阅有关会议、决议及公司纪录的常见问题问2及问7。
在《公司条例》下，有部分条文规定某些成员决议须在指定期限内作出。如成员决议须在某个指定期限内在非周年大会的成员大会上通过，第11项亦可适用于该会议。至于其他类别的成员大会是否属于豁免范围内，则须在参考相关条例的具体规定或规管举行该会议的其他规管性质文书后，按个别情况决定。

Q4 : 在2019冠状病毒病疫情大流行期间，公司应否避免举行成员大会？

由于公众卫生和安全至关重要，全民皆有责任防止2019冠状病毒病的传染和传播。因此，我们促请各公司在顾及下列因素后，考虑可否将其成员大会押后或延期至指明期间届满之后举行：

• 举行成员大会的时间是否受法例规定所约束；
• 有关时间的约束，能否作出顺延、豁免，或以其他方式免除；
• 会议上须处理的事务是否如此紧急及重要，以致必须举行有关会议。

Q5 : 就进行成员大会，公司应采取甚么措施以减低2019冠状病毒病的传染和传播的风险？

我们建议公司可视乎情况，考虑并采取下列措施以进行成员大会：
(A)  混合式会议
《公司条例》容许混合式会议的举行，混合式会议是指实体会议，并同时藉采用电话会议、视像会议或其他电子方式，让成员以电子形式参与该会议。
除公司的组织章程细则（下称「章程细则」）的条文另有规定外，《公司条例》第584条明确容许公司使用令该公司身处不同地方的成员能够在成员大会上聆听、发言及表决的任何科技，在2 个或多于2 个地方举行成员大会。为此，公司可检视其章程细则，以确定其章程细则是否容许混合式成员大会的举行。
为减低成员亲身出席会议的需要，我们十分鼓励公司在举行成员大会时使用科技及数码工具举行混合式会议。
此外，公司亦可考虑作出所需安排，将与会者分开到不同的场地。例如，会议可以在多个独立的会议室举行，并提供视像连接，令每个场地的与会者可同时参与会议。
如成员大会于2 个或多于2 个地方举行，则公司须注意，根据《公司条例》第576条，公司须在成员大会通知内指明举行该成员大会的主要会场及举行该成员大会的其他会场。

(B)  预先登记及委任代表进行表决
为了更妥善管理可能出席会议的成员人数，公司可以考虑要求拟亲身（或委派代表）出席会议的成员预先登记。公司亦可鼓励成员委派代表代其表决或（如切实可行的话）以电子形式进行表决，并在会议举行之前以书面向管理层递交其问题。
根据《公司条例》第585(3)条，如公司有多过1名成员，除公司的章程细则的条文另有规定外，2名亲身出席或委派代表出席的成员，即构成该公司成员大会的法定人数。《公司条例》第596至608条（第12部第1分部第9次分部）订明委任代表的权利及与委任代表有关的程序。

(C)  限制与会者人数
为保障市民健康，我们强烈建议，公司应在切实可行范围内限制在任何一个会议场地亲身出席成员大会的人数，并采取下文所列的预防措施以减少社交接触。

(D)  其他预防措施
此外，我们亦强烈建议公司在举行成员大会的会议场地采取合适的预防措施。该等措施包括以下各项：
安排为所有进入会议场地的人士量度体温，体温高于正常度数的人士将不获准进入会场；
规定所有进入会议场地的人士均须佩戴口罩；
提供酒精搓手液给进入会议场地的人士使用；
在会议场地的入口处设置消毒地毡；
座位之间预留适当的空间距离。
我们亦建议公司在切实可行范围内，在成员大会通知内载列会议安排及将会采取的预防措施，以让其成员知悉有关情况。