香港有限公司必须备存重要控制人登记册？最新政策详解

依据《2018年有限公司（修订）条例》，自2018年3月1日起，在香港注册的所有有限公司都需要维护一份重要控制人登记册（Statement of Significant Control, SCR）。此举旨在提高公司实益所有权的透明性，并履行香港在打击洗钱和恐怖主义融资方面的国际承诺。

为什么需要备存重要控制人登记册？

  • 提升对公司实际所有者的可见度，增强商业信心。
  • 满足国际上对抗洗钱与恐怖活动融资的标准，加强金融监管力度。

重要控制人登记册需要包含哪些信息？

记录应包括：

  • 关键控制人的姓名、身份证号码、居住地址。
  • 成为控制者的确切日期。
  • 对公司的控制形式（例如持股比例、投票权或董事任命能力等）。

哪些机构可以查阅重要控制人信息？

以下执法机关有权随时访问这些资料：

  • 公司注册处
  • 海关
  • 金管局
  • 警方入境事务科
  • 税务局
  • 保险业监督
  • 廉政公署
  • 证监会

如何确定谁是重要控制人？

符合下列任一条件即被视为重要控制人：

  • 直接或间接拥有超过25%的股份。
  • 持有至少25%的表决权。
  • 有能力指派或解除大多数董事会成员。
  • 对企业有重大影响或掌控。
  • 通过非法人实体如信托或商号实质上行使显著影响力。

如何获取相关政策法规？

您可以通过下面链接了解更多详情：

什么是指定代表？谁可以担任？

每家公司都必须指定至少一名负责向官方提供SCR相关信息的代表。此角色可由：

  • 股东、董事或是员工。
  • 香港居民。
  • 会计师、律师、信用证服务提供商或是持牌公司服务供应商承担。

如果公司没有重要控制人，是否仍需备存登记册？

是的，即使不存在重要控制人，也需要提交声明说明这一情况。

未按规定备存登记册会有什么后果？

  • 未能依规保存或提交登记册可能导致最高达25,000港元罚款。
  • 持续违规还将面临每日额外加收700港元罚款。
  • 提供虚假信息或隐瞒事实将构成犯罪行为，可能会被判处高达10万至30万港元罚金以及最长可达两年监禁。

登记册应存放何处？如何更新？

  • 该文档应当存放在企业的注册办公地点或者香港境内的其他地方。
  • 当存储位置发生变化时，应在15天内通知相关部门。
  • 发现新的重要控制人后，需于7天内书面告知。
  • 确保登记册中的信息保持最新状态是非常重要的。

重要控制人记录的保存期限

与重要控制人有关的所有文件应在该人员不再担任控制角色后的六年之后才能销毁。