根据《香港公司条例》第32章的规定，所有在香港注册的有限公司，无论是否上市，都必须委任一名法定秘书。这是法律强制性要求，旨在确保公司运营符合相关法规，并保障公司与政府机构之间的合规沟通。

为什么必须有法定秘书？

  • 法律要求： 香港公司法明确要求每家有限公司必须设有法定秘书，以确保公司能够履行其法律责任。
  • 责任范围： 法定秘书负责处理公司对外的法律事务，如向公司注册处、税务局及银行提交文件和报告。
  • 专业角色： 法定秘书通常由具备专业资质的个人或公司担任，确保公司运作符合法律规范。
  • 风险管理： 若公司涉及法律纠纷，法定秘书需承担相应责任，因此选择可靠的秘书服务至关重要。

法定秘书的主要职责包括：

  • 组织并记录股东大会和董事会会议；
  • 处理股东和董事变更的申报；
  • 保存公司重要文件，如会议记录、股东名单等；
  • 向公司注册处和税务局提交年度报告、税务表及审计报告；
  • 协助处理公司与政府机构、银行之间的沟通事务。

法定秘书 vs 商务秘书

虽然商务秘书主要负责公司内部日常事务，如接听电话、处理文件等，但法定秘书的角色更侧重于对外合规管理。法定秘书是公司与外界沟通的重要桥梁，其专业性和可靠性直接影响公司的合法运营。

因此，在注册香港有限公司时，选择一家专业、可靠且经验丰富的秘书服务公司，是确保公司顺利运营的关键步骤。