根据《香港公司条例》（第622章）的规定，所有在香港成立的有限公司必须委任一名法定秘书。这一规定不仅是一项法律要求，更是确保公司合规运营、维护公司信誉和法律责任的重要机制。

法定秘书的法律依据

  • 法律强制要求：根据《香港公司条例》第10部第474条，所有有限公司必须任命一名法定秘书。
  • 责任明确：法定秘书是公司与政府机构（如公司注册处、税务局）之间的主要联络人。

法定秘书的核心职责

  • 文件管理：负责保存公司会议记录、股东名册、董事及秘书名单、抵押记录等重要文件。
  • 报告提交：按期向公司注册处和税务局提交年度报告、税务表、审计报告等文件。
  • 会议组织：协助组织股东大会和董事会会议，并撰写相关会议记录。
  • 合规监督：确保公司运营符合《公司条例》及其他相关法律法规。

法定秘书的任职资格

  • 个人担任：需为年满18岁的香港居民，且常住香港。
  • 法人担任：可由具备香港营业地址的专业公司担任。

法定秘书与商务秘书的区别

  • 法定秘书：主要负责对外事务，如与政府机构、银行及税务部门的沟通。
  • 商务秘书：更多处理公司内部日常事务，如文件整理、邮件收发等。

因此，选择一家专业、可靠的法定秘书服务公司，对于确保公司合法合规运营至关重要。建议企业主在注册香港有限公司时，优先考虑提供全方位服务（包括公司注册、银行开户、年审、报税等）的秘书公司，以保障业务顺利进行。