当香港有限公司计划在中国大陆设立企业或进行投资时，通常需要提供经过公证的文件以满足中国政府部门的要求。这些公证文件用于证明香港公司的法律地位和业务能力，确保其合法性和合规性。

常见的公证文件包括：

  • 公司注册证明书（Certificate of Incorporation）：证明公司在香港合法成立。
  • 商业登记证书（Business Registration Certificate）：显示公司已依法在港注册并获得经营许可。
  • 法团成立表（NNC1）：记录公司成立的基本信息。
  • 周年申报表（NAR1）：反映公司年度更新信息，如董事、股东变更等。
  • 董事会决议文件：包括会议记录、董事名单、股东名册等，用于证明公司决策过程。

公证注意事项：

  • 公证数量：不同地区和部门对公证文件的数量要求可能不同，需提前确认。
  • 公证内容：应根据具体用途明确公证范围，例如是否涉及公司资料、董事会决议或授权文件。
  • 使用目的：不同政府机构可能有不同的要求，建议提前与相关部门沟通确认。

特殊情况处理：

如果香港公司成立未满一年，无法提供周年申报表（NAR1），则需准备以下文件：

  • 《首任秘书和董事通知书及董事或候补董事职务同意书》
  • 《秘书和董事变更通知书（委托/离职）》
  • 《注册事务所位置通知书》