香港公司进行审计时，需准备一系列财务和运营相关资料，以确保符合香港公司条例及会计准则的要求。以下是常见的必备文件清单：

1. 公司基础资料

  • 公司注册证书（Certificate of Incorporation）：证明公司合法成立的官方文件。
  • 商业登记证（Business Registration Certificate）：显示公司已合法注册经营。
  • 公司章程（Memorandum and Articles of Association）：记录公司治理结构和运营规则。

2. 财务报表与账簿

  • 按月编制的财务结算表：包括收入、支出、利润等明细。
  • 银行对账单：反映公司所有银行账户的交易记录。
  • 税务申报文件：如利得税申报表（IR500）等。
  • 发票与收据：包括采购、销售、租金、工资、水电费等各类费用凭证。

3. 业务运营资料

  • 购销合同与订单：证明公司实际业务活动。
  • 库存清单：若涉及实体商品，需提供库存目录。
  • 客户与供应商信息：包括往来函件、付款记录等。

4. 其他重要文件

  • 公司董事及股东资料：如护照复印件、身份证件等。
  • 公司地址证明：如租赁合同或物业证明。
  • 以往年度的审计报告：如适用，有助于连续性审查。

以上资料需由专业会计师整理并提交给审计机构。若未能提供完整资料，可能被怀疑存在财务不实行为，进而引发监管风险。因此，建议公司妥善保存至少7年的财务和运营记录，以备随时查阅。