公司账户健康指南：七大管理建议
经营一家成功的企业，不仅需要提供优质的产品或服务，更需要对公司的财务状况有充分的掌握。就像个人健康一样，要维持公司财务健康，必须养成良好的财务习惯，定期检查账户状况以预防潜在的商业风险，确保业务长远稳健发展。
以下是七大关键的公司账户健康管理建议，帮助您的企业保持稳健运营。
1. 清楚界定公司账户使用范围
只使用公司账户处理与登记业务相关的交易。
务必保持“公私分明”，商业账户只应用于商业而非私人用途。
- 不良情境 1： 公司董事使用公司账户支付个人娱乐消费或海外子女学费。
- 不良情境 2： 公司账户频繁转账至其他个人账户，或从个别人士收取大额现金存款。
- 注意： 第二种情境的交易模式与清洗黑钱等不法行为相似。银行方面可能会要求您解释一些与现存业务记录看似不相符的账户交易，例如提供发票、合同等证明文件。
2. 妥善保存交易记录
清楚记录资金来源及用途，妥善保管入账、转账和支账记录，确保账户安全。
- 不良情境： 批发商收取大量现金，但未能提供相应的销售记录。
- 注意： 每笔交易都应该保留商业收据、合约、货运提单等交易文件，以清楚记录资金来源和用途。
- 重要提醒： 根据香港税务条例规定，公司必须保存业务记录，以确定应评税利润。所有记录须由交易日期起计保留7年。
3. 只选用持牌银行或付款中介机构
小心选用公司的付款和收款方式，切勿透过无牌的付款中介机构进行交易。
- 不良情境： 选用无牌的第三方付款中介平台进行转账，导致难以追踪资金来源及流向。
- 注意： 应善用银行电子支付平台或持牌的汇款机构进行电汇和转账等，以便追踪缴款记录、资金来源和流向。
4. 避免与有制裁风险的对象进行交易
应充分了解您的业务合作单位，如买家、供应商和服务提供者等。
同时要了解他们的业务覆盖哪些国家和地区，以辨认潜在的制裁风险。
- 不良情境： 汇款至受制裁地区的供应商。
- 注意： 务必事先查核交易对象是否涉及制裁风险，避免进行高风险交易。
5. 拒绝使用公司账户协助他人处理交易
拒绝代他人收取或缴付款项，保障业务免受欺诈和金融罪案的影响。
- 不良情境： 某电子产品贸易公司替朋友缴付其制衣供应商的订单。
- 注意： 公司账户应只进行与公司本身业务相关的交易，避免处理与业务运作无关的资金或资产。
6. 及时回复银行的查询并提供所需资讯
为了更有效地侦测及防范欺诈交易，银行方面有时会就个别的可疑账户交易联络您。
- 不良情境： 银行来电查询一笔可疑的付款交易，但电话无人接听。
- 注意： 请留意银行发出的电邮和来电。如未能及时回复，银行方面可能需要延后或限制部分银行服务，如汇出电汇等。
7. 主动通知银行有关业务和架构的变动
如果公司业务出现转变，例如公司组织架构变动、改变业务性质、拓展新市场或新客户群，请谨记通知银行。
- 不良情境 1： 公司董事离任，但仍然在签发公司支票。
- 注意 1： 应尽快通知银行并提交更新资料，避免造成损失。
- 不良情境 2： 公司业务由本地拓展至国际市场，导致海外汇款突然倍增。
- 注意 2： 主动向银行更新公司业务资讯，有助银行理解突然转变的账户交易模式，避免不必要的服务延误或限制。
结语：保持账户健康的良好习惯
请确保您的公司运营符合以下标准，以维持公司账户健康：
- 公司账户与个人账户用途分割明确，无重叠或交叉使用情况。
- 每笔账户交易都有收据、发票等证明文件。
- 只选用持牌银行或付款中介机构。
- 事先确认交易对象是否涉及制裁风险。
- 拒绝使用公司账户协助他人处理交易。
- 主动向银行更新公司董事、股东、联络资料或业务变动。
- 定期查看银行电邮并接听银行来电。