根据《香港公司条例》第32章的规定，所有在香港注册的有限公司都必须委任一名法定秘书。这一要求不仅是法律上的强制规定，也是确保企业能够依法合规经营的重要措施。

法定秘书的核心职责

  • 组织和记录会议：负责筹备股东大会与董事会会议，并制作会议纪要。
  • 文件管理：保管公司的关键文档，如股东名单、董事及秘书名录、贷款担保记录等。
  • 合规申报：向相关政府部门提交年度报告、税务报表、财务审计结果等必要材料。
  • 对外联络：作为企业和政府机构（例如公司注册处、税务局）之间的主要沟通桥梁。

成为法定秘书的要求

担任法定秘书的人或实体需要满足以下几个条件：

  • 至少18岁；
  • 为香港居民或者是由一家拥有当地办公地址的企业法人担任；
  • 具备相应的法律法规知识及相关专业技能。

为何选择专业的秘书服务?

采用专门提供秘书服务的机构可以帮助您的企业在遵守所有相关法规的同时，减少可能面临的法律责任风险。此外，这类服务通常还包括：

  • 协助完成公司注册流程；
  • 帮助开设银行账户；
  • 处理年度审核及税务申报事宜；
  • 更新公司信息；
  • 商标申请及知识产权保护。

综上所述，对于计划在香港设立业务的投资者来说，挑选一个值得信赖且富有经验的秘书服务商是保障其商业活动顺利开展不可或缺的一环。