为了满足香港公司条例及会计准则的规定，在开展审计工作之前，企业必须整理并提交一系列关键性的财务与运营相关材料。以下是具体需要准备的文件列表：

1. 基本公司信息

  • 公司成立证明（Certificate of Incorporation）：此官方文件确认了公司的合法存在。
  • 商业注册证明（Business Registration Certificate）：表明该公司已正式注册并处于合法经营状态。
  • 公司章程细则（Memorandum and Articles of Association）：这些文件定义了公司的治理架构及其运作原则。

2. 财务报告及相关账目

  • 月度财务总结表：包含收入、成本、利润等细项。
  • 银行账户流水单：展示所有银行交易详情。
  • 税务文件：例如利得税报税表（IR500）。
  • 发票和收条：涵盖采购、销售、租金支付、工资发放、公用事业费缴纳等方面的证据。

3. 商业活动记录

  • 买卖协议与订单：证实企业的实际交易行为。
  • 存货列表：如果涉及到实物产品的话，还需要提供库存概况。
  • 顾客及供应商详情：包括通信记录、付款历史等。

4. 其他必要文件

  • 董事会成员及股东个人信息：比如护照副本、身份证明等。
  • 办公地点验证材料：如租赁协议或房产所有权证明。
  • 历年的审核结果：如果有的话，这将有助于保持审查过程的一致性。

以上提到的所有文件都应当由合格的会计师整理后交给审计师。缺少任何一项都有可能导致对企业财务状况真实性的质疑，并可能招致监管机构的关注。因此，建议至少保存七年的财务与业务文档以供随时检查。