在香港，公司进行财务做账时，需准备一系列相关文件和资料，以确保符合《公司条例》及税务局的要求。这些资料不仅用于编制年度财务报表，还可能在审计、税务申报或年审过程中被要求提供。

1. 交易相关票据

  • 销售发票与合同：包括客户订单、销售合同、发票等，用于确认收入来源。
  • 采购发票与合同：如供应商合同、采购发票、付款水单等，用以记录成本支出。
  • 银行流水单：包括每月的银行对账单、收款/付款水单，反映公司的资金流动情况。
  • 运输与物流费用单据：如运费发票、报关单、提货单等。

2. 成本与费用凭证

  • 租金与租赁协议：如办公室或仓库的租赁合同、租金支付证明。
  • 员工薪资单据：工资支付记录、个税申报材料等。
  • 日常运营费用：如办公用品发票、交通费、差旅费、广告宣传费等。

3. 公司基础文件

  • 公司章程：公司注册时提交的章程原件或复印件。
  • 周年申报表：公司每年需提交的法定申报文件。
  • 公司变更记录：如有股权变动、董事更换等情况，需提供相关文件。
  • 固定资产凭证：如设备购买发票、合同、付款记录等。

4. 其他重要文档

  • 项目投资相关文件：如投资协议、资金用途说明等。
  • 初期业务单据：如公司成立后前3-5笔销售发票及对应的付款单据。
  • 现金收付记录：如有现金交易，需保留相关收据或对账单。

为确保合规性与透明度，建议企业定期整理并妥善保存上述文件。若公司聘请专业会计师事务所进行做账服务，可提供更清晰的指引与支持。