香港有限公司在注册成功后,会收到一套称为“绿盒”(Company Kit)的文件资料。这套文件是公司运营的基础,包含所有必要的法律文件和证明材料。以下是你需要了解的完整资料清单:
一、香港有限公司绿盒
绿盒由香港公司注册处(Companies Registry)寄送至公司注册办事处(Registered Office),内含所有公司设立及运营所需的正式文件。绿盒上印有公司名称,便于识别。
二、有限公司注册证书(Certificate of Incorporation)
这是公司的“营业执照”,由公司注册处签发,包含公司名称和注册日期。注册资金和业务范围不在此证书上显示。
三、有限公司规章(Articles of Association)
公司章程是公司的“宪法”,规定了公司的运作方式。大多数情况下使用标准模板(Model Articles),但根据公司结构可能需要进行调整。
四、登记册(Registers)
包括以下五种登记册:
- 公司股东登记册(Register of Members):记录股东信息、股份类型及数量。
- 董事登记册(Register of Directors):列出所有董事的详细资料。
- 有限公司秘书登记册(Register of Secretaries):记录公司秘书的信息。
- 股份转让登记册(Register of Transfers):记录股份转让情况。
- 押记登记册(Register of Charges):记录公司资产抵押情况。
这些登记册需存放于注册办事处或经通知的秘书公司。
五、个股(Share Certificate)
个股是公司向股东发行的证明文件,表明其对公司股份的所有权。
六、防伪标志与图章(Common Seal and Rubber Chop)
自2014年起,公司可选择是否使用防伪标志。目前多数公司不再使用。此外,公司通常配备两种图章:一种为方形“授权签字人”印章,另一种为圆形图章。
七、决议书和其他记录(Resolutions and Other Records)
绿盒中还包含公司会议记录、董事会决议等重要文件。即使公司只有一个董事,也必须保留书面记录。
建议妥善保管所有文件,并定期与公司秘书沟通更新内容,以便后续办理银行开户、年检、税务申报及审计报告等事务。