在香港，所有注册公司必须委任一名法定秘书（Company Secretary），这是《公司条例》（第622章）规定的强制性要求。法定秘书在公司的合规运营中扮演关键角色，确保公司遵守相关法律法规，并协助公司维持良好的治理结构。
法定秘书的主要职责
- 文件管理与披露： 负责向公司注册处提交公司结构、股东及董事变更的资料，确保所有信息准确无误。
- 会议记录与文件准备： 准备和保存董事会会议记录、股东会议议程及决议文件。
- 合规监督： 确保公司遵守《公司条例》及其他相关法律，如税务、劳工及商业登记规定。
- 与政府机构沟通： 作为公司与政府之间的联络人，处理政府部门的来函及通知。
- 年度申报与审计： 协助公司完成年度申报、审计报告及财务报表的提交。
法定秘书的资质要求
根据《公司条例》，法定秘书需具备以下条件之一：
- 是一名持有执业资格的律师、会计师或公司秘书；
- 是公司的一名董事或股东；
- 是经认可的专业公司秘书服务提供者。
法定秘书与公司秘书的区别
虽然“法定秘书”和“公司秘书”常被混用，但两者有明显区别：
- 法定秘书： 是法律强制要求的职位，负责确保公司合规运作。
- 公司秘书： 不是法律强制要求，由公司自行决定是否设立，主要协助日常行政工作。
选择专业秘书服务的重要性
许多企业选择委托专业公司秘书服务，以确保合规性并节省内部管理成本。专业秘书服务通常包括：
- 提供公司注册地址及公司注册服务；
- 管理公司法律文件及记录；
- 协助处理政府来函及年度申报；
- 提供会计及税务咨询支持。
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选择合适的法定秘书，不仅有助于公司顺利运营，还能有效降低法律风险。