SCR备存：当查册来临时，你的登记册经得起推敲吗？
香港《公司条例》要求每家公司备存重要控制人登记册（SCR），这一义务并非“存档即了”。实际运营中，不少企业直到收到银行或监管查册通知，才发现SCR信息滞后、控制人未更新，甚至登记册物理存放地址不合规。
公司秘书与TCSP 的核心价值，正是在日常维护中让SCR处于“随时可查”状态。恒诚作为持牌TCSP，在协助客户应对多次查册后，总结出以下实务要点：
SCR备存：三大常见盲区
- 控制人信息脱节：股权变更后，SCR未同步更新，与股东名册、UBO表格三者不一致。
- 备存地址虚设：登记册必须存放于香港注册办事处或指定地点，不可仅保存在海外总部。
- 变更时效延误：控制人信息变动后，须在15日内更新登记册（具体天数请以最新条例为准）；逾期可能影响查册结果。
建议每季度交叉核对SCR与董事会决议、股权转让记录。若公司架构涉及多层控股，需确保每层实体的控制人信息层层贯通，而非仅记录顶层。
牌照查册：验证公司秘书服务商资质的必要动作
牌照查册 不仅是委任前的“背景调查”，更应成为年度合规体检的一部分。根据香港打击洗钱条例，TCSP须持有有效牌照；无牌提供秘书服务可导致公司被视作不合规，甚至影响银行账户存续。
查册时需确认三点：
– 牌照状态：通过TCSP注册处官方渠道查询牌照是否“现有”，而非“撤销”或“过期”。
– 负责人员：担任公司秘书的自然人是否具备相关经验，且未被监管机构处罚。
– 服务范围：是否明确涵盖SCR备存、周年申报、CR/IRD来函处理等实务操作。
不少企业仅凭价格选择秘书服务商，却忽略对方是否具备处理查册响应的能力。一旦被查，无牌服务商无法提供合规证明，公司需要紧急补救。
公司秘书与TCSP：从备存到查册的协同闭环
公司秘书 是法定角色，负责确保公司遵守《公司条例》；TCSP 是持牌外包机构，提供专业秘书服务。两者协同，方能构建SCR备存的防御体系：
- 日常维护：公司秘书（或委任的TCSP）定期更新SCR，并保存变更记录。
- 查册响应：收到查册通知时，持牌TCSP能立即提供完整的备存证明、牌照副本及控制人信息链。
- 风险预警：资深TCSP会提前预判查册重点（如银行年度UBO复核），主动建议更新SCR。
例如，当联合查册机构（CR）要求提供公司最终控制人信息，若SCR备存合规，可直接从登记册提取结构化数据，无需临时翻查旧档案。反之，则可能因响应超时而面临罚款或账户限制。
为什么选择恒诚？
恒诚持有TCSP牌照，专注香港公司秘书与合规服务。我们不为低价牺牲流程，而是用标准化的SCR维护清单、季度核查机制，确保您的登记册始终经得起各方查册。
如需评估现有SCR合规水平，或了解牌照查册的具体步骤，欢迎联系恒诚团队获取《SCR自查指引》。我们提供分步时间表，助您将被动查册转化为主动合规优势。
（本文为商业科普，具体操作请以最新法规及专业意见为准。）