公司条例备存：NAR1提醒与SCR维护的实务要点
香港《公司条例》要求每间本地公司持续备存法定登记册，并按时交付周年申报表（NAR1）。作为TCSP持牌机构，恒诚在日常服务中观察到，许多企业将公司条例备存简化为“代收信件”，却忽略了其背后对董事、股东及重要控制人信息的动态核查义务。以下从NAR1提醒与SCR维护两个核心场景，拆解合规操作的关键。
公司条例备存：法定文件的生命周期管理
公司条例备存并非一次性存档，而是覆盖公司存续全周期的动态过程。根据条例，公司需在注册办事处备存以下登记册：
– 成员登记册（含股东名册及实益权益人信息）
– 董事及公司秘书登记册
– 重要控制人登记册（SCR）
– 押记登记册（如有）
TCSP的职责不仅在于保存这些记录，更在于确保信息与向公司注册处申报的内容（如NAR1、变更表格）保持一致。实务中常见的问题是：股东变更后仅更新了NAR1，却忘记同步SCR；或者董事住址更新后未及时修改登记册，导致银行尽调时出现矛盾。恒诚提示：任何对公司条例备存的疏忽，都可能引发银行账户冻结或监管问询。
NAR1提醒：时间窗口与信息一致性
NAR1是公司成立周年后必须提交的周年申报表。其核心挑战在于时间窗口有限，且申报内容需与公司当前状态完全吻合。我们建议在每年周年日前30天启动以下核查：
– 核对股东持股比例是否与股东名册一致
– 确认董事、秘书的姓名及住址（如需更新，需先提交变更表格）
– 检查重要控制人登记册中是否有新增或退出的人员
– 确认注册办事处地址仍在有效使用
NAR1提醒并非简单的“到期催办”，而是包含信息预审、住址核对、SCR交叉验证的流程。若忽视任何一项，轻则被公司注册处退回要求补充资料，重则因信息不一致被记录违规。恒诚采用系统化提醒机制，在法定时限前30天、14天、7天分别触发复核节点。
SCR维护：银行尽调与监管查册的焦点
重要控制人登记册（SCR）自2018年实施以来，已成为银行开户、续期尽调的必查项。SCR维护的要点包括：
– 识别控制人：持有25%以上股份或表决权的自然人，或通过其他方式控制公司的人员
– 登记信息：姓名、身份证件、住址、成为控制人的日期
– 更新义务：发生变更后15天内更新登记册
– 保留备存：SCR需存放在注册办事处或指定地点，供执法人员查阅
银行在开展客户尽职审查时，常要求提供SCR摘要或确认文件。若SCR显示的控制人与董事/股东名册不一致，或未及时更新，会直接降低银行的风险评级。近期恒诚处理的多宗银行查册案例中，逾六成涉及SCR信息不完整。
恒诚实务建议：如何系统性降低合规风险
结合多年TCSP实务经验，我们建议企业将公司条例备存、NAR1提醒、SCR维护纳入统一的合规日历：
– 建立电子化登记册管理，记录每次变更的触发时间与处理状态
– 委任专人（或外包给TCSP）负责年度NAR1的预填与复核
– 定期（每季度或半年度）自行核对登记册与申报记录的一致性
– 在银行账户开立或续期前，提前准备SCR最新摘要及公司条例备存清单
若您正考虑来港设立公司、调整股权架构或应对银行尽职调查，恒诚可提供从公司注册、秘书服务到SCR维护的闭环支持。欢迎联系我们的合规团队，获取针对您企业的NAR1提醒及条例备存自查清单。