香港《公司条例》（第622章）对公司的登记册备存、资料申报及披露有明确规定。不少企业主在委任公司秘书或TCSP（信托或公司服务提供者）时，只关注价格与服务清单，却忽略了关键的前置动作——牌照查册。本文以恒诚TCSP资深专家的视角，梳理「《公司条例》备存」与「牌照查册」的实务要点，帮助在港企业决策者建立合规筛查意识。
《公司条例》备存义务：不止于登记
《公司条例》要求香港公司备存多项法定登记册，包括：
– 董事登记册
– 股东登记册
– 重要控制人登记册（SCR）
– 公司秘书登记册
– 押记登记册
这些登记册须存放在公司注册办事处或指定地点，并开放供公众及执法机构查册。备存不等于一次性登记——每次董事变更、股东变更、股份转让或秘书更换，都需在规定时限内更新登记册，并向公司注册处提交指定表格。
常见违规场景：
– 登记册未及时更新，导致查册时信息与实况不符
– 备存地址未向注册处申报变更
– 重要控制人资料缺失或未备案
– 未保留历史记录（如旧版章程、股东决议）
《公司条例》备存的核心是持续维护。很多初创企业雇佣低价秘书服务，结果收到注册处查册信或法院传票时才意识到登记册有误。
牌照查册：验证TCSP与公司秘书的合规资质
香港自2018年起实施TCSP发牌制度，所有提供信托、公司秘书、注册地址、代任董事等服务的主体，均须持有牌照。牌照查册是委任前的必要步骤，也是识别合规服务商的关键。
查册途径：
– 香港公司注册处「信托或公司服务提供者牌照持牌人登记册」在线查询
– 输入公司名称或牌照编号，核实牌照状态、有效日期、发牌机构
查册目的：
– 确认服务商已获发牌，而非挂靠或冒用资质
– 验证牌照覆盖范围是否包含“公司秘书”与“备存登记册”
– 避免委任无牌代理人，导致公司自身面临刑事责任（最高罚款10万港元及监禁6个月）
牌照查册不只看有无牌照，还需留意：
– 牌照是否有效（无“已被注销”“暂停”等标记）
– 服务范围是否包含你所需要的具体事项（如处理CR/IRD来函、申报变更）
– 牌照持牌人过往有无违规记录（部分查册系统显示行政处罚信息）
委任公司秘书前的核查清单
在签署服务协议之前，建议逐项核查：
– ✅ 服务商是否持有有效的TCSP牌照（打印查册截图存档）
– ✅ 服务协议中是否明确列出“根据《公司条例》备存及更新登记册”
– ✅ 是否具备处理查册、查册回复的标准流程（如注册处查询信、执法机构调查）
– ✅ 是否提供年度合规提醒（如周年申报表NAR1、重要控制人申报）
– ✅ 是否熟悉你所在行业的特定牌照要求（金融、医疗、进出口等）
行业受规管时，注册前应先确认牌照路径。例如金融科技公司除公司秘书外，还需额外持有证券及期货事务监察委员会（SFC）牌照，TCSP需配合其合规架构。
实务提醒：合规优先于低价
许多企业因低价套餐而忽略备存质量，导致后期被查册时暴露问题。恒诚长期服务经验表明：一次性补救的成本远高于前期合规投入。
常见低价陷阱：
– 仅提供注册地址与邮件代收，不负责登记册维护
– 不按时提交周年申报表，导致公司被除名
– 不更新重要控制人资料，面临罚款
– 查册来函不及时响应，错过法定时限
《公司条例》备存是公司的法定义务，牌照查册是筛选合规服务商的起点。当企业面临转口贸易、股权变更或注销时，建议提前咨询持牌TCSP获取分步时间表。
如需定制《公司条例》备存合规方案，或对现有秘书服务进行牌照查册复核，欢迎联系恒诚。我们的团队可提供从查册、维护到申报的全程支持，助力你的香港公司长期稳健运营。