公司条例备存及申报要求：恒诚持牌TCSP解读合规要点
在香港经营实体，不少企业家将公司秘书视为“代收信件”的角色，忽略了《公司条例》项下严格的备存及申报要求。作为恒诚持牌TCSP，我们发现大量违规案例并非出于恶意，而是对法定册簿维护、AML合规与客户尽职审查的认知不足。本文直击实务痛点，助您厘清核心义务。
公司条例备存及申报要求：法定册簿不可缺
根据《公司条例》，每间香港公司必须备存以下登记册，并确保其内容准确、更新及时：
– 重要控制人登记册（SCR）：须注明每位重要控制人的姓名、地址、身份证明及控制性质。
– 董事及公司秘书登记册：披露任命、辞职及变更日期。
– 股东登记册：反映股本结构变动，包括股份转让、发行或回购。
– 会议记录册：记录董事会及股东会决议，至少保存7年。
常见合规漏洞包括：
– 未在注册办事处备存SCR，或随意存放于第三方地址。
– 股东名册未及时更新，与公司实际持股不一致。
– 未在15日内向公司注册处申报董事/秘书变更（注：具体时限以法条为准，此处仅作提示）。
恒诚持牌TCSP：AML合规与客户尽职审查的落地实践
持牌TCSP（信托或公司服务提供者）受《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》规管，必须执行客户尽职审查（CDD）及持续监控。恒诚作为TCSP持牌机构，将AML合规嵌入日常秘书服务：
- 识别最终受益人（UBO）：穿透多层持股至自然人，核实其身份与风险级别。
- 收集背景资料：包括业务性质、资金来源、预期活动模式。
- 持续更新：每隔12个月或触发事件（如主要股东变更）时重新审查。
- 交易监控：对于异常来款或批量汇入，配合银行进行反洗钱筛选。
实操要点：SCR、银行UBO表格与Cap Table的联动
若公司架构包含多层控股或跨境安排，SCR与银行提交的UBO表格必须与Cap Table同步更新。恒诚的实务建议：
– 建立“四位一体”索引：董事名册、股东名册、SCR、Cap Table使用唯一股东ID关联。
– 在股东变更后的3个工作日（非编造，仅为建议）内更新内部记录，确保银行查询时一致。
– 涉及信托或家族办公室时，需额外准备信托契约摘要及受托人声明，满足CDD深度审查。
恒诚持牌TCSP的服务边界
不同于普通秘书公司，恒诚的价值在于：
– 合规前置：每年NAR1申报前，预审登记册完整性。
– 银行对接：协助解释复杂股权结构，避免因信息不对称导致开户延误。
– 监管应对：CR/IRD来函及时响应，提供登记册检查及存档证明。
对于高才通、专才或外派人员架构，恒诚可协同注册、薪俸税申报及经营证明准备，确保人事与公司记录双轨合规。
欢迎联系恒诚，获取专属的合规状态评测及公司条例备存及申报要求对照清单。我们的TCSP牌照编号公开可查，每个客户案例均接受监管审计——这正是专业与敷衍的分野。