牌照有效：合规的起点
香港《公司条例》要求每家公司必须委任一名公司秘书，但许多企业主忽视了一个关键前提——牌照有效。公司秘书服务须由信托或公司服务提供者（TCSP）牌照持有人或其雇员执行，否则公司可能面临监管风险。
- 无牌经营的公司秘书服务，无法履行法定申报与备存职责。
- 持牌TCSP须通过香港公司注册处审核，合规记录公开可查。
- 签约前务必核验牌照号码及有效期，确保服务商具备合法资格。
持牌TCSP优势：专业保障与风险隔离
选对持牌TCSP，不仅是法律合规的底线，更带来多重实务优势：
- 监管背书：牌照有效即意味着受香港政府直接监督，违规操作可被追责。
- AML合规体系：持牌机构须建立反洗钱（AML）与客户尽职审查制度，降低企业卷入金融犯罪的风险。
- 文件处理能力：从周年申报（NAR1）到税务局（IRD）信函，持牌TCSP有标准化流程，而非简单代收邮件。
- 资料安全保障：登记册、董事会决议等敏感文件由专业团队保管，避免遗失或泄露。
AML合规与客户尽职审查：持牌机构的法定义务
根据香港《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》，TCSP持牌人必须执行客户尽职审查（CDD），包括：
- 核实公司实益拥有权（UBO）及最终控制人身份。
- 保存客户身份证明文件及交易记录至少5年。
- 对高风险客户进行持续监控，并定期更新资料。
若您的秘书服务商无法提供完整的CDD记录，或拒绝配合银行开户时的UBO表格要求，可能说明其牌照有效存疑，或未履行持牌TCSP优势中的合规义务。
- 恒诚在服务过程中发现：部分挂靠牌照的机构将CDD外包，导致信息断链，延误公司运营。
- 真正持牌的TCSP会主动协助客户整理商业理由说明，应对跨境税务透明化（如CRS）问询。
如何验证牌照有效？三个实操步骤
- 登录香港公司注册处“信托或公司服务提供者牌照持牌人登记册”。
- 输入服务商全名或牌照编号，核对状态为“有效”。
- 确认牌照覆盖“公司秘书服务”类别，而非仅限信托业务。
若发现牌照过期或被注销，应立即更换服务商，否则公司将对违规年申报承担连带责任。
持牌TCSP优势落地：从客户尽职审查到日常维护
合规不是一次性动作。持牌TCSP会为您建立长期维护框架：
- 董事/股东变更：同步更新登记册并提交ND2A。
- 重要控制人登记册（SCR）：确保资料真实、可查。
- 税务来函：由持牌团队配合会计师给出专业回复，避免罚款。
而这一切的前提，是牌照有效——只有持牌机构才被允许从事上述法定活动。
恒诚提示：如果您的秘书服务商从未向您索要过个人身份证明，或无法提供其牌照编号，请警惕合规漏洞。我们建议企业主定期进行内部审查，确保架构的长期安全。
如需确认当前服务商牌照有效，或希望将公司秘书服务委托至一家真正持牌的TCSP，欢迎联系恒诚团队。我们提供免费牌照核实服务，并出具合规评估报告。