在香港，公司进行年度做账和审计时，需准备一系列必要的文件和资料，以确保财务记录的准确性和合规性。以下是常见的必备文件清单：

1. 公司基础信息文件

  • 公司注册证书（Certificate of Incorporation）：证明公司合法成立。
  • 公司商业登记证（Business Registration Certificate）：需在有效期内。
  • 公司章程（Memorandum and Articles of Association）：反映公司结构与运营规则。
  • 最近周年申报单（Annual Return）：证明公司持续经营状态。
  • 上一年度审计报告（Audited Financial Statements）：首次做账可不提供。
  • 税局所得税申报表（Inland Revenue Department Tax Return）：用于税务申报。

2. 银行对账单

  • 所有银行账户的月度对账单：涵盖审计期间的所有交易记录。

3. 业务相关票据与合同

  • 销售订单、合同及发票：包括与供应商、客户及代理商的交易记录。
  • 付款凭证、银行水单及收据：如支付款项、收入入账等。
  • 费用支出单据：如运输费、租金、工资、办公用品、差旅费等。
  • 与董事及股东之间的往来账目：包括借款、还款及资金往来记录。
  • 投资及资产购置文件：如设备采购合同、付款收据等。

以上文件是进行香港公司做账和审计的核心资料，确保会计事务所能准确编制财务报表并完成审计程序。