随着全球反洗钱及打击恐怖融资的监管力度不断加强，香港特别行政区政府于2018年3月1日实施了《公司条例》（第622章）修订案，要求所有在香港注册成立的公司必须设立并维护一份重要控制人登记册（Significant Controllers Register, 简称SCR）。作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，本文将为您详细介绍如何根据最新规定正确建立和管理您的SCR。

一、理解SCR的重要性

SCR旨在提高公司透明度，并帮助执法机构更有效地追踪可疑交易活动。通过记录每家公司的重要控制人信息，政府能够更好地监控潜在的风险领域，从而保护香港金融市场的稳定性和安全性。

二、谁是重要控制人？

根据法律规定，“重要控制人”是指直接或间接持有该公司超过25%股份或表决权的人士；或者对该公司具有重大影响或控制能力的个人或实体。

  • 对于上市公司而言，其股东通常不会被视为重要控制人。
  • 如果一家公司的结构较为复杂，则可能需要深入调查才能确定实际的重要控制人身份。

三、建立SCR的具体步骤

  1. 识别重要控制人：首先，您需要对公司现有的所有权结构进行全面审查，以准确识别出所有符合条件的重要控制人。
  2. 收集必要信息：一旦确定了重要控制人的名单，接下来就需要收集他们的一些基本信息，包括但不限于姓名/名称、联系方式、国籍/注册地以及他们在公司中的具体角色等。
  3. 创建登记册：将上述收集到的信息整理成文档形式，即构成了初步版本的SCR。请注意，这份文件应当按照特定格式进行编制，并且需要保持最新的状态。
  4. 指定负责人：每个拥有SCR的公司都必须指定至少一名负责人来负责该登记册的日常管理和更新工作。此人可以是公司的任何董事或雇员，也可以是外部的专业服务提供商如我们这样的TCSP持牌顾问。

四、维护与更新SCR的要求

建立好SCR之后，企业还面临着持续性的维护任务。这主要包括：

  • 定期检查并及时更新登记册内容，确保所记录的信息始终准确无误。
  • 当出现新的重要控制人时，应在合理的时间内将其添加至SCR中。
  • 同样地，如果某位现有重要控制人的相关信息发生了变化，也应及时反映在登记册上。

五、访问权限与保密措施

虽然法律要求公司必须保存SCR，但同时也强调了保护个人信息安全的重要性。因此，在非官方授权的情况下，任何人不得随意查阅这些敏感资料。只有在以下几种情形下，相关方才有权请求查看SCR：

  1. 香港税务局
  2. 警察或其他执法机关
  3. 由法院命令指示的情况

六、不遵守规定的后果

未能按照规定设立和维护SCR的企业可能会面临罚款等处罚措施。此外，这种行为也可能损害公司的声誉，甚至导致商业机会的丧失。

结语

总之，建立健全的重要控制人登记册不仅是履行法律义务的一部分，更是展现良好企业治理水平的关键所在。希望本指南能帮助您更好地理解和执行这项重要的合规要求。如果您在过程中遇到任何疑问或挑战，请随时联系我们——香港“恒诚”，我们将凭借丰富的经验和专业知识为您提供最优质的咨询服务。