随着全球对于企业透明度要求的不断提高，香港特别行政区也加强了对公司治理结构的要求。其中一项关键措施就是要求公司必须建立并维护一份重要控制人（Significant Controllers Register, SCR）登记册。本文旨在为需要了解或正在考虑如何合规地设立和管理SCR的企业提供详尽指南。

一、什么是重要控制人登记册？

根据《公司条例》第653条的规定，自2018年3月起，在香港注册成立的所有公司都必须确定其重要控制人，并在公司内部保存相关记录——即“重要控制人登记册”。这是一项强制性规定，旨在增强公司架构的透明度。

二、谁是公司的“重要控制人”？

根据法律定义，“重要控制人”是指对该公司拥有重大控制权的个人或实体。具体来说：

  • 直接或间接持有该公司超过25%的已发行股份；
  • 直接或间接持有该公司超过25%的表决权；
  • 直接或间接享有任命或罢免董事会多数成员的权利；
  • 有权利或实际上能够对该公司行使重大影响或控制。

三、建立SCR的具体步骤

  1. 识别重要控制人：首先，公司管理层需要通过调查问卷等形式向所有可能的重要控制人收集信息，以确认他们是否符合上述任一标准。
  2. 记录相关信息：一旦确定了重要控制人的身份，接下来就需要将这些信息详细记录下来。包括但不限于姓名/名称、地址、国籍/注册地等基本信息以及其所持有的权益详情。
  3. 保存与更新：SCR应由公司妥善保管于其注册办事处或其他指定地点，并且至少每年审查一次，确保信息准确无误。任何变更都需要及时反映在登记册中。

四、SCR的访问权限

值得注意的是，并非任何人都可以随意查看一家公司的SCR。只有特定人士如政府官员、执法人员以及经过授权的专业顾问等才能依法查阅。

五、不遵守规定的后果

如果公司未能按照法律规定建立和维护SCR，则可能会面临罚款甚至刑事责任。因此，对于每一家在香港运营的企业而言，正确理解和执行这项义务至关重要。

六、专业建议

鉴于设立和管理SCR涉及到复杂的法律知识及操作流程，我们强烈建议寻求专业人士的帮助。作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们不仅能够为您提供关于如何合规建立与备存SCR的专业指导，还可以协助您处理整个过程中的各种问题，确保您的业务始终符合最新的法律法规要求。

结语

建立和完善重要控制人登记册不仅是遵循法律要求那么简单，它还反映了企业在追求更高水平透明度方面的承诺。通过积极主动地应对这一挑战，企业不仅能避免潜在的法律风险，还能增强投资者信心，为长期发展奠定坚实基础。