作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们深知对于企业来说，了解并遵守有关建立和维护重要控制人登记册（Significant Controllers Register, SCR）的规定至关重要。这不仅有助于提高公司的透明度，还能确保企业在法律框架内运作。本文将深入探讨如何根据最新的法律规定来正确地建立及管理您的SCR。

什么是重要控制人登记册(SCR)?

自2018年起，《公司条例》第653条引入了对所有在香港注册成立的公司必须保存重要控制人登记册的要求。SCR旨在记录那些对公司具有重大影响力的个人或实体的信息。这些信息包括但不限于姓名、地址、国籍等细节，并且需要定期更新以反映任何变化。

谁是重要控制人?

  • 直接或间接持有公司超过25%投票权的自然人；
  • 直接或间接持有公司超过25%股份资本的自然人；
  • 直接或间接享有公司超过25%利润分配权的自然人；
  • 有权任命或罢免公司董事会多数成员的自然人；
  • 通过其他方式对公司行使重大影响或控制权的自然人。

建立SCR的步骤

  1. 识别重要控制人：首先，公司需要确定其所有的重要控制人。这可能涉及到对公司结构进行彻底审查，以及与股东、董事及其他相关方沟通。
  2. 收集必要信息：一旦确定了重要控制人名单，下一步就是收集每位控制人的详细资料，如全名、出生日期、居住国家/地区等。
  3. 记录信息：所有收集到的数据都应被准确无误地录入到SCR中。此外，还应该注明获取该信息的日期以及负责更新记录的人。
  4. 保持更新：SCR并非一成不变的文档。每当有任何关于重要控制人的变更时，都需要及时更新登记册。
  5. 指定负责人：每家公司都应当指派一名职员或聘请外部服务提供商来专门负责SCR的维护工作。

访问权限

根据规定，只有特定人士才能查看SCR内容，包括：

  • 公司成员；
  • 公司债权人；
  • 政府机构（如税务局、警方等）。

为了保护个人信息安全，在提供访问前需核实请求者的身份及其目的。

违规后果

未按规定设置或维护SCR的企业可能会面临罚款甚至刑事处罚。因此，确保符合所有相关法律法规是非常重要的。

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结论

建立和维护一个合规的重要控制人登记册不仅是法律要求，也是良好企业管理实践的一部分。通过遵循上述指南，您可以帮助自己的组织达到更高的透明度标准，同时避免潜在的法律风险。如果您在实施过程中遇到困难或者想要获得更多专业指导，请随时联系我们——香港“恒诚”，我们将竭诚为您提供支持。