作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们深知对于企业来说，遵守相关法律法规的重要性。特别是在涉及公司治理方面，建立和维护重要控制人登记册（Significant Controllers Register, 简称SCR）是确保透明度、促进良好治理的关键步骤之一。本文将深入探讨如何根据最新的法律要求来正确地设立并保存这份重要文件。

一、了解什么是重要控制人登记册

自2018年起，《公司条例》（第622章）修订案引入了新的规定，要求所有在香港注册成立的公司必须识别其重要控制人，并在公司内部保存一份关于这些人的详细记录——即重要控制人登记册。这里所说的“重要控制人”指的是能够直接或间接对公司施加重大影响的个人或实体。

二、识别重要控制人的标准

  • 持有超过25%的股份或投票权；
  • 有权任命或罢免大多数董事；
  • 对公司的管理决策具有决定性影响力。

满足上述任一条件者均被视为该公司的“重要控制人”。值得注意的是，如果通过一系列安排导致某人虽未直接拥有足够比例的股权但仍能实际控制公司，则也应被纳入考虑范围之内。

三、建立及更新SCR的具体步骤

  1. 收集信息：首先需要从现有股东、董事会成员以及其他可能的相关方那里获取必要的资料，包括但不限于姓名/名称、地址、国籍/地区等基本信息以及他们持有的权益详情。
  2. 核实准确性：收到的信息应当经过仔细核对以确保其真实无误。这一步骤非常重要，因为错误的数据可能会导致法律问题。
  3. 记录于册：一旦确认了所有相关信息后，接下来就需要将其正式记录下来形成书面文档。这份文档就构成了公司的SCR。
  4. 定期审查：鉴于公司结构和所有权状况可能会随时间发生变化，因此建议至少每年对SCR进行一次全面检查，并根据实际情况做出相应调整。

四、保存及访问SCR的要求

按照法律规定，SCR必须存放于公司注册办事处或其他指定地点，并且随时可供执法人员查阅。此外，公司还负有义务向特定人士提供SCR中的部分内容，比如当政府机构基于调查目的提出合理请求时。

需要注意的是，虽然SCR包含了敏感个人信息，但公司仍需采取适当措施保护这些数据不被未经授权的第三方访问。

五、违反规定的后果

未能遵守有关SCR的规定可能会给公司带来严重的法律后果，包括罚款甚至刑事责任。因此，确保您的组织始终符合最新的监管要求至关重要。

六、结语

正确理解和执行关于建立与维护重要控制人登记册的各项规定，不仅是履行法定责任的表现，也是展现良好企业公民形象的重要方式。作为专业的TCSP持牌顾问，“恒诚”致力于帮助客户轻松应对复杂的合规挑战，让您可以专注于核心业务的发展。

💡 恒诚商业解析香港公司 请 外国人

如果您有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时联系我们。我们期待着为您提供最优质的服务！