如何合规建立与备存重要控制人登记册(SCR): 最新要求指南

作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们深知遵守法律对于企业的重要性。根据《公司条例》（第622章）的规定，所有在香港注册成立的公司都必须设立并维护一份重要控制人登记册(简称SCR)。这份指南旨在帮助企业了解如何正确地建立和维护SCR，以确保符合最新的法规要求。

一、什么是重要控制人登记册(SCR)?

重要控制人登记册是指记录了公司内拥有重大控制权或影响的人士信息的文件。这些信息包括但不限于姓名、地址、国籍以及对公司施加控制的方式等细节。通过实施这一制度，政府希望提高透明度，打击洗钱及恐怖融资活动。

二、谁需要准备SCR?

• 所有在香港注册成立的私人股份有限公司；
• 非香港公司的本地办事处也需遵守此规定。

值得注意的是，上市公众公司及其全资子公司可以豁免于这项要求。

三、识别重要控制人的标准

要确定某个人是否为公司的“重要控制人”，需考虑以下几点：

1. 直接或间接持有超过25%的已发行股份；
2. 直接或间接持有超过25%的表决权；
3. 直接或间接有权任命或罢免董事会多数成员；
4. 在其他方面对该公司具有实质性的控制权。

四、建立和维护SCR的具体步骤

1. 指派负责人员：首先，公司应指定一名或多名人士负责处理有关SCR的所有事宜。
2. 收集必要信息：接下来，负责人员需要联系潜在的重要控制人，并请求他们提供所需的详细资料。
3. 记录相关信息：一旦收到回复，所有符合条件的重要控制人的个人信息应当被准确无误地记录下来。
4. 定期更新：随着时间推移，当有任何变动发生时（如股东变更），应及时调整登记册内容。
5. 保存地点：SCR必须保存在香港境内的注册办公地址或其他经批准的地方。

五、访问权限

按照法律规定，只有特定人员才被允许查看SCR中的信息，主要包括：

• 执法机构工作人员；
• 从事专业服务且获得授权的专业人士（如会计师、律师等）。

除此之外，未经相关方同意，不得随意向第三方披露SCR中的任何数据。

六、不遵守规定的后果

如果一家公司未能按时创建或妥善保管其SCR，则可能面临罚款甚至刑事处罚。因此，确保遵循所有相关指导方针至关重要。

七、总结

建立和维护重要控制人登记册是每家香港公司不可忽视的责任之一。通过遵循上述建议，您可以帮助您的组织避免潜在的法律风险，并促进更加开放透明的企业文化。如果您需要更多关于如何设置SCR的帮助，请随时联系我们——香港“恒诚”资深TCSP持牌顾问团队将竭诚为您提供支持。