在香港，公司进行年度审计和财务申报时，需向专业代理记账公司或会计师事务所提供一系列必要的文件和资料。这些资料不仅用于编制财务报表，还作为向香港税务局提交税务申报的重要依据。

一、公司基础资料

  • 公司注册证书（Certificate of Incorporation）
  • 商业登记证书（Business Registration Certificate）
  • 公司章程（Memorandum and Articles of Association）
  • 最近期的周年申报表（Annual Return）
  • 公司变更相关文件（如适用）

二、财务交易凭证

  • 银行对账单（Bank Statements）：包括现金存款、转账记录、银行水单等。
  • 收入凭证：如销售发票、客户付款通知、收款确认函等。
  • 支出凭证：如供应商发票、采购合同、付款凭证、租金、工资、办公费用等。
  • 与股东及董事之间的资金往来记录：如借款协议、还款凭证等。

三、业务运营相关文件

  • 订单与合同：与客户或供应商签订的销售/采购合同、订单信息。
  • 物流及运输单据：如进出口报关单、货运发票、运输费用记录等。
  • 其他业务相关票据：如市场推广费用、会议费用、差旅费等。

四、其他必要文件

  • 上一年度审计报告（如非首次做账）
  • 税务局发出的所得税申报表（IR56B）

以上资料是确保香港公司财务合规、顺利通过审计和税务申报的关键。建议企业主提前整理并妥善保存相关文件，以便在需要时快速提供给专业会计团队。