审计工作的效率与质量，很大程度上取决于前期会计凭证的完整性与规范性。为了确保审计师能出具高质量的报告并最大化利用税务扣除额，企业需建立规范的单据管理体系。

一、 核心财务单据清单 (Checklist)

恒诚商务建议客户按月度或季度整理以下三类核心文件：

1. 银行类文件 (Bank Documents)

  • 月结单： 所有银行账户（包括基本户、外币户）的全年完整月结单。
  • 收付款凭证： 对应每一笔进出款的水单（Advice）。

2. 业务类文件 (Business Transaction)

  • 销售端： 销售合同、发票（Invoice）、装箱单、提单（Bill of Lading）及收款回单。
  • 采购端： 采购合同、供应商发票、物流单据及付款凭证。
  • 关键点：业务单据需与银行流水一一对应，形成完整的资金链闭环。

3. 费用类文件 (Expense Claims)

  • 运营支出： 办公室租金发票、工资单（需有员工签字）、强积金（MPF）供款记录。
  • 差旅交际： 董事及员工因公出差的机票、酒店发票及餐饮发票（需注明业务目的）。

二、 常见问题与解决方案

  • 问题：单据遗失怎么办？
    • 方案： 银行月结单可向银行申请补发；业务合同可与交易对手补签确认函；若发票遗失，需提供书面说明及相关辅助证明。
  • 问题：私人账户代收代付？
    • 方案： 香港法例严格区分公司资产与个人资产。审计师通常需将此类交易列为“董事往来款（Director’s Current Account）”，由于缺乏独立性，可能会增加审计风险，建议尽量避免。