随着企业业务的扩张，初期选择的低成本或非专业代理往往无法满足日益复杂的合规需求。当现任服务商出现响应迟缓、乱收费或合规漏洞（如无牌经营）时，及时将法定秘书职能移交至专业持牌机构，是保护企业资产的必要举措。

恒诚商务提供标准化的**“无缝迁移（Seamless Transition）”**服务，确保在转换过程中，企业的法律地位与日常运营不受任何干扰。

一、 为什么需要进行服务商升级？

更换秘书不仅仅是更换供应商，更是对公司治理结构的一次优化。常见触发更换的风险信号包括：

  1. 合规风险： 现任代理无法提供TCSP牌照编号，导致银行账户面临审查风险。
  2. 档案缺失： 未能规范备存SCR或会议记录，导致尽职调查（Due Diligence）不通过。
  3. 隐形收费： 在处理简单变更或文件核证（CPA/Notary）时收取不合理的溢价。

二、 标准化迁移流程图解

变更过程完全合法合规，且无需经过原秘书公司批准（仅需履行通知义务）。恒诚商务将全程主导以下流程：

Step 1：合规性预审 (Compliance Health Check) 在正式委任前，我们会对目标公司进行一次免费的“健康检查”。

  • 通过公司注册处查册，核实过往的NAR1申报是否按期完成。
  • 检查商业登记费是否已缴清。
  • 目的：识别并量化历史遗留风险。

Step 2：法定程序执行 我们为您准备全套法律文件，签署后即可生效：

  • 董事决议 (Board Resolution)： 批准原秘书辞任及委任恒诚商务。
  • 表格ND2A： 向公司注册处申报秘书及董事资料更改。
  • 表格NR1： 如需同时变更注册地址，一并申报。

Step 3：档案移交与重建 (Handover & Reconstruction) 我们会协助向原代理发出正式的《专业交接信（Professional Clearance Letter）》，索回公司的全套法定记录（包括绿盒、钢印、章程及会议记录簿）。

  • 增值服务：若原记录散乱或缺失，我们将依据政府存档数据，为您重建完整、规范的法定名册。

三、 迁移后的服务承诺

在正式接管您的公司秘书职务后，恒诚商务将立即启动数字化管理：

  1. 建立电子SCR档案： 确保即时满足反洗钱法规要求。
  2. 合规日历设定： 将年审日、报税日录入系统，提前30-60天发送自动化提醒。
  3. 银行资料更新： 协助您向开户银行更新公司秘书资料，确保持续通过银行的年度KYC审查。