在运营香港公司时，做账是确保财务合规的重要环节。根据香港税务局（IRD）和会计准则要求，企业需准备一系列相关文件以支持其财务报表和税务申报。以下是常见的做账所需资料：

1. 业务交易相关文件

  • 订单信息或合同书：与客户之间的采购或销售合同。
  • 销售单据：包括发票、收据等。
  • 银行进账收款水单及通知：显示公司收到款项的记录。
  • 采购单或合同：公司向供应商采购商品或服务的文件。
  • 购料单据：购买原材料或产品的凭证。
  • 支付货款的银行水单：用于证明公司已支付货款。

2. 费用支出相关文件

  • 运输费用、出口报关单据：与物流相关的费用凭证。
  • 银行月结单及水单：记录公司所有银行交易的明细。
  • 往来账收付款的收条及银行水单：涉及股东、客户或其他方的资金往来。
  • 存取现对账单：现金收支的记录。

3. 日常运营费用

  • 薪资单据：员工工资发放记录。
  • 租金、办公费、接待费、交通费票据：公司日常运营产生的各项费用。

4. 投资与资产相关文件

  • 投资相关文档：如投资协议、股权变更文件等。
  • 设备采购合同、单据及支付凭证：购买机器、工具等固定资产的相关记录。

提示：所有银行月结单（从开户日起）和相关凭证必须妥善保存，以备审计或税务核查之需。