在香港，所有公司都必须按照《公司条例》（第622章）及税务局（IRD）的规定，妥善保存和准备一系列税务文件和账簿。这些资料不仅用于年度报税，也可能在审计、税务审查或商业交易中被要求提供。

1. 公司注册信息

  • 公司注册证书：证明公司合法成立的官方文件。
  • 公司章程大纲及细则：规定公司运营的基本规则。
  • 公司成立申请表（NNC1）：公司在注册时提交的原始文件。
  • 董事及股东的个人资料：包括身份证明、地址等。

2. 财务记录与账簿

  • 会计账簿（Books of Account）：记录公司所有财务交易。
  • 银行对账单：反映公司银行账户的收支情况。
  • 发票和收据：作为交易凭证。
  • 供应商和客户交易记录：确保交易透明可追溯。

3. 税务申报文件

  • 利得税申报表（IR507）：申报公司应缴利得税。
  • 综合利得税申报表（IR508）：适用于多间关联公司的税务申报。
  • 税务计算表：详细列出应纳税额及相关扣除项。
  • 其他税务豁免或抵扣证明文件：如适用，需保留相关证明。

4. 其他重要文件

  • 董事会会议记录：记录公司重大决策过程。
  • 公司年报（Annual Return）：每年向公司注册处提交的法定文件。
  • 业务合同与协议：涉及公司运营的重要法律文件。
  • 资产清单与折旧记录：用于税务计算和资产追踪。

5. 建议与注意事项

  • 定期更新和归档所有文件：确保资料完整且易于检索。
  • 使用专业会计或税务顾问协助管理文件：提高合规性和准确性。
  • 了解最新的税务政策与法规变化：避免因政策变动导致违规。
  • 采用电子化存储方式提高效率与安全性：便于长期保存与快速调用。

如需进一步帮助，可访问公司注册处（https://www.cr.gov.hk）或税务局（https://www.ird.gov.hk）官方网站获取更多信息。