在香港，所有注册公司必须委任一名持牌秘书公司，以履行法定的秘书职责。若公司需要更换秘书公司，应按照相关法规和程序进行操作，以确保公司合规运营。

更换秘书公司的流程

  • 准备文件：公司需向公司注册处提交《更改秘书公司或董事通知书》（Form NN1）。
  • 无需通知原秘书公司：更换秘书公司无需获得原秘书公司的同意或通知。
  • 更新信息：更换后，公司应确保所有注册信息及时更新，包括地址、联系方式等。
  • 影响与风险：如未及时更新信息，可能导致银行或政府信件寄送至错误地址，影响年审、年报等重要事务。

秘书公司的角色与责任

秘书公司是持有信托或公司服务牌照（TCSP）的专业机构，其职责包括：

  • 编制及提交周年申报表（Annual Return）
  • 处理公司注册处指定的各类表格及单张
  • 维护重要控制人登记册（PSC Register）
  • 协助申请商业登记证（Business Registration）
  • 代收及分发公司信件

秘书公司持牌要求

自2018年3月起，香港实施《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》，规定所有提供公司服务的机构必须持有信托或公司服务牌照（TCSP）。

  • 无牌经营属于违法行为，可能面临罚款或监禁。
  • 公司可通过以下方式确认秘书公司是否持牌：
    • 查阅TCSP许可证持有人的英文名称
    • 核对TCSP被许可方的中文名称
    • 检查牌照号码