在香港，公司秘书（Company Secretary）是根据《公司条例》（第32章）规定必须设立的法定职位。作为公司治理的重要组成部分，公司秘书不仅承担着法律义务，还在公司的日常运营和合规管理中发挥关键作用。

公司秘书的核心职责包括：

  • 文件管理与合规： 负责公司所有法律文件的创建、维护和归档，确保及时向香港公司注册处提交所需文件。
  • 股东与董事会沟通： 与股东及董事保持联系，协助准备会议记录、决议文件，并确保公司治理符合相关法规。
  • 财务与审计支持： 协助公司进行年度审计、税务申报及财务报告的准备，确保财务信息的准确性和透明度。
  • 法律咨询与合规建议： 向公司管理层提供关于公司法、证券法及其他相关法规的咨询服务，确保公司运营合法合规。
  • 股票管理： 负责公司股票登记册的维护，处理股份变动记录，并定期向股东提供相关信息。
  • 银行账户开设协助： 协助公司开设银行账户，提供必要的文件和资料支持。

公司秘书的角色不仅是行政支持，更是公司合规运营的关键保障。无论公司规模大小，拥有一个专业且尽责的公司秘书，都是确保公司长期稳定发展的必要条件。