作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我经常收到关于如何正确地建立和维护重要控制人登记册（简称SCR）的咨询。根据《公司条例》第653条至655条的规定，自2018年3月1日起，在香港注册成立的公司必须在其注册办事处或指定地点备存一份重要控制人登记册，并确保其内容准确无误。本文旨在为企业提供一个全面指南，帮助它们了解并遵守这些最新要求。
什么是重要控制人登记册？
重要控制人登记册是指记录了公司所有重要控制人的信息文件。这里的“重要控制人”指的是对公司有重大影响的人士，包括但不限于直接或间接持有公司超过25%投票权或股份权益者；或者通过其他方式能够对公司的管理决策产生重大影响者。
为什么要设立SCR？
设立SCR的主要目的是提高企业透明度，打击洗钱及恐怖主义融资活动。它有助于政府机构、监管机关以及其他利益相关方更容易地识别出真正掌控着一家公司的个人或实体。
谁需要设立SCR？
几乎所有的在香港注册成立的有限公司都需要设立SCR，除非该公司是上市公司或者是受到特定豁免的情况之一。
如何确定重要控制人身份？
- 持股比例：任何人如果直接或间接拥有超过25%的公司已发行股本，则被视为重要控制人。
- 表决权：任何有权行使或实际上行使超过25%表决权的人也被认为是重要控制人。
- 任命或罢免董事的权利：如果有能力单独或共同任命或罢免公司董事会多数成员，则此人同样属于重要控制人类别。
- 实际控制：即使没有达到上述标准，但若某人仍能对公司施加实质性影响，则也应被列为重要控制人。
SCR中应包含哪些信息？
对于每位已识别的重要控制人，登记册内至少需包含以下信息：
- 姓名/名称
- 地址
- 身份证号码/护照号码/商业登记证号码等身份证明文件详情
- 成为重要控制人的日期
- 停止成为重要控制人的日期（如适用）
- 该人为何被视为重要控制人的理由说明
如何保存和更新SCR？
公司必须在合理可行的情况下尽快将SCR置于其注册办事处或其他指定地点，并确保其可随时供查阅。此外，当发生任何变更时，比如新增了重要控制人或是现有重要控制人的信息发生变化时，都应及时更新登记册以反映最新情况。
违反规定的后果是什么？
未能按规定设立和维护SCR的企业可能会面临罚款甚至刑事处罚。因此，确保您的组织符合所有相关法律法规是非常重要的。
结语
随着全球范围内对企业治理结构透明度要求的不断提高，正确理解和执行关于SCR的规定变得越来越关键。作为专业TCSP服务提供商，“恒诚”致力于帮助企业轻松应对这一挑战，确保您的业务始终走在合法合规的路上。如果您有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时联系我们。
请注意，以上内容仅供参考之用，具体情况可能因个别案例而异。建议在采取行动前咨询专业的法律顾问或会计师以获得最准确的信息。