随着国际社会对反洗钱及打击恐怖融资活动的要求日益严格，香港政府也加强了对企业透明度的监管。自2018年起，《公司条例》引入了“重要控制人登记册”（Significant Controllers Register, SCR）制度，要求所有在香港注册成立的公司必须设立并维护一份记录其重要控制人的信息文件。作为恒诚资深TCSP持牌顾问，本文将为您详细介绍如何根据最新的法律法规要求，合法合规地建立和管理SCR。

一、理解SCR的重要性

SCR旨在提高企业所有权结构的透明度，帮助政府部门更好地追踪资金流动，防止非法资金流入或流出香港。对于企业而言，正确实施SCR不仅是一项法律义务，也是展示良好治理水平的重要标志之一。

二、识别重要控制人

根据《公司条例》，重要控制人是指直接或间接持有某公司超过25%权益的人士，包括但不限于：

  • 拥有超过25%投票权；
  • 能够任命或罢免多数董事；
  • 在公司决策过程中具有重大影响力。

企业需要定期审查股东名单及相关协议，确保准确无误地识别出所有符合条件的重要控制人。

三、建立与维护SCR

  1. 收集信息：向已知的重要控制人发送正式通知函，请求提供必要的个人信息，如姓名、地址、国籍等，并确认其是否同意被列为SCR中的条目。
  2. 记录详情：将收到的信息按照规定格式录入到SCR中。通常情况下，SCR至少应包含以下内容：
    • 重要控制人的全名；
    • 出生日期或注册日期；
    • 国籍/地区；
    • 居住地址；
    • 成为重要控制人的日期；
    • 终止作为重要控制人的日期（如有）。
  3. 更新与保存：每当发生任何可能影响到现有记录准确性的情况时，都应及时更新SCR。此外，还需妥善保管好该文件，以备相关部门随时查阅。

四、遵守隐私保护原则

虽然SCR内含有敏感个人信息，但公司仍需遵循相关数据保护法规，在处理这些资料时采取适当的安全措施，比如限制访问权限、加密存储等方法来保障个人隐私不被泄露。

五、面临违规处罚的风险

未按规定建立或维护SCR的企业可能会受到罚款甚至刑事起诉。因此，建议聘请经验丰富的专业顾问团队协助完成整个流程，确保每一环节均符合法律规定。

六、结语

通过上述指南，相信您已经对如何合规地建立与备存重要控制人登记册有了更清晰的认识。作为一家致力于为客户提供全方位TCSP实务建议的专业机构，恒诚将继续关注行业动态变化，为您提供最前沿的信息支持和服务保障。

如果您有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时联系我们。我们将竭诚为您服务！