作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们深知对于任何一家公司而言，遵守当地法律法规的重要性。特别是自2018年3月1日起生效的《公司条例》第653条至第655条关于重要控制人登记册（Significant Controllers Register, SCR）的规定以来，确保您的业务符合最新的法律要求变得尤为重要。本文将深入探讨如何正确设置及维护SCR，并分享一些实用建议以帮助您更好地理解和执行这些规定。
什么是重要控制人登记册(SCR)?
重要控制人登记册是指根据香港法例第622章《公司条例》的要求，所有在香港注册成立或非香港公司在港设立营业地点的企业必须保存的一份记录文件。这份文档需详细列出对公司具有重大影响的个人或实体信息，包括但不限于姓名/名称、地址、身份证号码或其他身份证明文件详情以及其对公司持有的权益性质和程度等。
为何需要建立SCR?
通过要求企业公开披露其背后实际控制者的信息，政府旨在提高透明度、打击洗钱活动及恐怖主义融资行为。此外，这也有助于监管机构更有效地追踪跨国犯罪组织的资金流动情况。
哪些公司需要设立SCR?
- 所有在香港注册成立的私人股份有限公司;
- 非香港公司但已在港设有营业地点并进行商业活动的企业。
值得注意的是，上市公司及其子公司无需设立SCR。
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如何识别重要控制人?
确定某人为公司的“重要控制人”主要依据以下几个标准：
- 直接或间接持有该公司超过25%的已发行股份；
- 直接或间接持有该公司超过25%的表决权；
- 直接或间接享有任命或罢免董事会多数成员的权利；
- 对公司的管理决策有重大影响力。
建立与维护SCR的具体步骤
遵循以下指南可以帮助您顺利地完成这一过程：
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- 指定一名代表： 根据法律规定，每家公司都必须指定至少一位负责SCR相关事宜的人员。此人可以是公司的董事、雇员或是由外部专业服务机构担任。
- 收集必要信息： 从所有可能的重要控制人那里获取完整准确的信息。如果存在多个符合条件的人士，则应分别记录每个人的数据。
- 创建文档： 将收集到的信息整理成正式文件格式，并确保该文件易于访问且安全存储。
- 定期更新： 至少每年一次审查并更新SCR内容，以反映任何变化情况。
- 向官方提交： 当被要求时，能够迅速提供给公司注册处或其他相关政府部门查阅。
常见问题解答
Q: 如果没有找到符合条件的重要控制人怎么办？
A: 即便如此，公司仍然需要准备一份声明来说明已经采取了合理措施寻找重要控制人但未能成功找到的情况。
Q: SCR是否需要公开对外展示？
A: 不需要。除非是执法机关基于合法理由请求查看，否则SCR仅限于内部使用。
结论
虽然建立与维护一个合规的重要控制人登记册可能会给企业带来额外的工作量，但这对于确保良好的治理结构、增强投资者信心以及避免潜在的法律风险至关重要。如果您在实施过程中遇到困难或有任何疑问，请随时联系我们的专家团队寻求帮助。