作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我将为您提供关于如何根据最新的法律要求，在香港设立和维护重要控制人登记册（SCR, Significant Controllers Register）的专业指南。这份指南不仅涵盖了建立SCR的基本步骤，还包括了维护过程中需要注意的关键点以及常见问题解答。

一、了解SCR的重要性及其背景

自2018年3月1日起，《公司条例》新增了第653条至第655条的规定，要求所有在香港注册成立的公司必须保存一份记录其重要控制人的信息——即所谓的重要控制人登记册（简称SCR）。这一举措旨在提高企业透明度，打击洗钱及恐怖融资活动。

二、确定谁是您的重要控制人

重要控制人指的是对一家公司拥有重大控制权或重大影响的人士。根据《公司条例》，如果某个人直接或间接持有该公司超过25%的表决权；或者能够任命或罢免大部分董事会成员；又或者是参与公司的管理和指导，则该人士被视为重要控制人。

三、构建符合规定的SCR

  1. 收集并核实相关信息：
    您需要从每个认定为重要控制人那里获取以下信息：

    • 姓名/名称
    • 联络资料
    • 出生日期或成立日期
    • 国籍/注册地点
    • 地址
    • 身份证明文件号码
    • 成为重要控制人的日期
    • 停止成为重要控制人的日期（如适用）
  2. 制定内部政策：
    为了确保持续遵守规定，建议制定一套完整的内部流程来管理SCR的更新工作。
  3. 指定专人负责：
    指定一位或多位员工专门负责SCR的日常管理工作，包括但不限于信息录入、更新及查询请求处理等。

四、妥善保管SCR

根据法律规定，SCR必须保存于公司的注册办事处或指定地点，并且只能向特定人员开放查阅权限。这些人员包括但不限于：

  • 公司成员
  • 公司债权人
  • 政府官员（例如税务局工作人员）
  • 获授权的第三方专业人士

此外，还应采取适当的安全措施保护个人信息不被未经授权者访问。

五、定期审查与更新

鉴于股东结构可能随时间发生变化，因此建议至少每年一次对SCR进行全面检查，并在发现任何变动时及时作出相应调整。同时，当有新的重要控制人加入或者现有重要控制人的详情发生改变时，也应及时更新登记册。

六、违规后果

未按规定设立或保存SCR的企业将面临罚款甚至监禁的风险。具体而言，对于违反上述规定的每项罪行，可处以最高港币25,000元的罚款及每日额外罚款港币700元。

七、结语

通过遵循本指南所提供的步骤，您将能够有效地创建并维护一个符合香港法律要求的重要控制人登记册。然而，请注意法律法规可能会有所变化，因此建议定期咨询专业顾问以获取最新信息。

八、常见问题解答

Q: 如果我的公司没有重要控制人怎么办？
A: 即便如此，您仍需准备一份声明说明此情况，并将其作为SCR的一部分予以保存。
Q: 我可以将SCR保存在云端吗？
A: 可以，但前提是所使用的云服务提供商必须能够保证数据的安全性和隐私性。
Q: 是否需要通知重要控制人他们已被列入SCR中？
A: 是的，一旦确定某人为重要控制人，您应当立即告知对方，并提供有关SCR的相关信息。

希望以上内容能帮助您更好地理解和执行SCR相关要求。如果您还有其他疑问或需要进一步的帮助，请随时联系我们。