作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们深知对于任何在香港运营的企业来说，遵守最新的法律和法规是至关重要的。自2018年3月起，《公司条例》（第622章）引入了关于保存重要控制人登记册的新规定。本文旨在为您提供一份详尽的指南，帮助您的企业正确理解和实施这些要求。

什么是重要控制人登记册(SCR)？

根据《公司条例》，所有在香港注册成立或在港设有营业地点的公司都必须识别其重要控制人，并保存一份包含该等信息的登记册。这里所说的重要控制人指的是对该公司具有重大控制权的自然人或者实体。

谁需要建立SCR？

  • 所有在香港注册成立的有限公司
  • 非香港公司在港设立的分公司

如何确定一个人是否为重要控制人？

要被视为一家公司的“重要控制人”，个人必须满足以下条件之一：

  1. 直接或间接持有该公司超过25%的已发行股份；
  2. 直接或间接持有该公司超过25%的表决权；
  3. 直接或间接拥有任命或罢免公司大部分董事的权利；
  4. 有权利或实际上对公司施加重大影响或控制。

SCR中应包含哪些信息？

每个SCR至少应当包括以下关于重要控制人的信息：

  • 姓名/名称
  • 地址
  • 身份证号码/护照号码/公司注册号
  • 成为重要控制人的日期
  • 控制性质及程度

维护与更新SCR的最佳实践

一旦建立了SCR，就需要定期检查并更新相关信息以确保其准确性。建议采取以下措施：

  • 制定内部政策来指导员工如何处理SCR相关事务。
  • 指派专人负责管理和更新SCR。
  • 每年至少审查一次SCR的内容。
  • 当发现有任何变更时立即进行更新。

访问权限管理

虽然SCR需向特定人员开放查阅，但同时也需要注意保护个人隐私。只有下列人士有权查阅SCR：

  • 执法机构成员
  • 公司股东
  • 公司债权人

此外，为了进一步保障信息安全，可以考虑使用电子系统来存储和管理SCR，同时设置适当的安全措施限制未授权访问。

不遵守规定的后果

未能按照法律规定建立、维护或提供SCR可能会导致严重的法律后果，包括但不限于罚款以及对公司及其负责人造成负面影响。

总结

通过遵循上述指南，您的企业将能够有效地管理其重要控制人登记册，从而确保符合香港现行法律法规的要求。如果您对企业如何执行这些步骤感到不确定，或者希望获得更专业的指导，请随时联系我们的团队获取帮助。

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