作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问， 我们深知对于在香港注册成立的公司而言，遵守《公司条例》关于重要控制人登记册(简称SCR)的规定至关重要。本文将为您详细介绍如何按照最新的法律法规要求来设立和维护您的SCR。

一、什么是重要控制人登记册？

根据香港《公司条例》第653条至第655条规定，自2018年3月1日起，在香港注册成立的所有公司都必须在其注册办事处或指定地点保存一份名为“重要控制人登记册”的文件。该登记册用于记录公司的最终受益所有人（即对公司具有重大控制权的人）的信息。

二、谁是公司的“重要控制人”？

如果某个人符合以下任一条件，则被视为公司的“重要控制人”：

  • 直接或间接持有该公司超过25%的已发行股份；
  • 直接或间接持有该公司超过25%的投票权；
  • 直接或间接享有任命或罢免董事会多数成员的权利；
  • 有权利或实际上能够对该公司施加重大影响或控制。

三、如何建立重要控制人登记册？

创建并维护一个完整且准确的重要控制人登记册需要遵循以下几个步骤：

  1. 识别重要控制人： 通过询问现有股东、董事以及可能的重要控制人等方式收集相关信息。
  2. 获取必要信息： 包括姓名/名称、地址、国籍/地区、身份证明文件号码等。
  3. 记录详细资料： 将收集到的所有相关信息整理录入到SCR中。
  4. 定期更新： 每当发生任何可能导致登记册内容发生变化的情况时，如新加入的重要控制人、原有重要控制人的信息变更等，都需要及时更新SCR。

四、哪些人可以查阅SCR？

根据法律要求，只有特定人士才能访问一家公司的SCR。这些人士包括：

  • 公司成员；
  • 公众检查员；
  • 香港税务局代表；
  • 其他经授权的政府机构人员。

五、不遵守规定的后果是什么？

如果不按规定设立或维护SCR，公司将面临罚款甚至更严重的法律后果。具体来说：

  • 未能妥善保存SCR者，可被处以最高港币25,000元的罚款，并可能持续每日罚款。
  • 故意提供虚假信息给SCR的行为也将受到刑事处罚。

六、专业建议

鉴于设置及维护SCR涉及复杂的法律程序和个人隐私保护问题，我们强烈建议您寻求专业的TCSP服务提供商的帮助。作为经验丰富的TCSP持牌顾问，“恒诚”不仅能为您提供全面的指导和支持，还能确保整个过程完全符合最新的法律规定。

七、结语

正确地建立和管理重要控制人登记册不仅是遵守法律义务的表现，也是提升企业透明度和信誉的有效手段之一。希望本指南能帮助您更好地理解和执行这一要求。如果您有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时联系我们。