作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们深知对于任何在香港运营的企业来说，遵守相关法律法规的重要性。自2018年3月起，《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（第615章）下的公司法例修订案开始生效，要求所有在香港注册成立的公司必须识别其重要控制人，并保存一份重要控制人登记册（简称SCR）。本文将详细介绍如何根据最新规定正确建立并维护这份关键文件。
一、理解什么是重要控制人登记册(SCR)
重要控制人登记册是指记录了对公司具有重大影响或控制权个人或实体信息的文档。这些信息包括但不限于姓名/名称、地址、国籍、身份证件号码以及成为重要控制人的日期等细节。
二、谁是公司的‘重要控制人’？
- 直接或间接持有该公司超过25%权益：这可以指股权、表决权或是参与分配公司利润的权利。
- 对董事会施加重大影响：能够通过指示、建议等方式左右董事会决策者。
- 对股东会施加重大影响：能够在股东大会上行使超过25%投票权的人士。
- 对该公司施加重大影响：拥有任命或罢免大部分董事权力者。
三、如何建立和维护SCR？
- 进行尽职调查：首先需要对企业内部结构进行全面审查，以确定哪些个人或实体符合‘重要控制人’定义。
- 收集必要信息：一旦确认了重要控制人身份后，就需要向他们索取必要的个人信息以便录入到登记册中。
- 设立专门保管地点：SCR应被安全存放于公司注册办事处或其他指定地点，并确保只有授权人员才能访问。
- 定期更新内容：每当有新的重要控制人加入或现有重要控制人的状况发生变化时，都应及时更新登记册。
- 遵守隐私保护原则：虽然SCR需包含敏感个人信息，但同时也必须遵循数据保护法规，防止不当泄露。
四、违反规定的后果
未按规定设置SCR或将面临罚款及其他法律制裁。因此，企业应当高度重视这项义务，并采取适当措施来满足监管要求。
五、寻求专业帮助
考虑到建立和完善SCR涉及复杂流程和技术知识，很多企业选择聘请像我们这样的专业TCSP持牌顾问提供指导和支持。凭借丰富的经验和专业知识，我们可以帮助企业高效准确地完成整个过程，同时确保完全符合现行法律法规的要求。
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六、结论
随着全球反洗钱及反恐融资标准日益严格化，建立健全的重要控制人登记制度已成为企业不可或缺的一部分。通过遵循上述指南并积极与专业人士合作，您的公司将能够轻松应对这一挑战，为未来的发展奠定坚实基础。
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七、联系我们获取更多资讯
如果您对如何合规地建立与备存重要控制人登记册有任何疑问，或者希望了解更多关于TCSP服务的信息，请随时联系香港“恒诚”。我们的团队将竭诚为您提供最优质的服务。