随着全球对于企业透明度和反洗钱政策的日益重视，香港特别行政区也于2018年推出了《公司条例》修正案，要求所有在香港注册成立的公司必须识别并记录其重要控制人信息，并保存这些信息在一个名为“重要控制人登记册”（Significant Controllers Register, SCR）的地方。作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，本文将为您详细介绍如何根据最新的法律规定来合规地设立及维护SCR。

什么是重要控制人登记册？

重要控制人登记册是指记载了关于公司的重要控制人（包括但不限于直接或间接持有该公司超过25%股权或表决权的个人或实体）相关信息的一个正式文档。它旨在提高商业活动中的透明度，并协助政府部门打击洗黑钱等非法行为。

谁需要设置SCR？

  • 所有在香港注册成立的私人有限公司;
  • 非香港公司在港设立的分支机构;
  • 有限责任合伙企业。

哪些信息应该被包含在SCR内？

按照规定，每家符合条件的企业都需要收集并记录以下有关其重要控制人的资料：

  1. 姓名/名称 – 重要控制人的全名或官方名称；
  2. 地址 – 包括居住地址或注册办事处地址；
  3. 身份证明文件详情 – 如护照号码、身份证号等；
  4. 成为重要控制人的日期 – 指该人开始满足定义中所述条件的具体时间点；
  5. 控制性质 – 描述此人是如何达到重要控制人标准的，例如通过持股比例还是其他方式。

如何正确管理和更新SCR？

一旦建立了SCR，公司还必须确保其内容始终保持准确且是最新的状态。这通常意味着：

  • 定期审查现有记录以确认无误；
  • 每当有新的重要控制人加入或者现有成员发生变化时及时更新信息；
  • 至少每年进行一次全面检查。

访问权限与保密义务

虽然SCR对特定人士开放查阅，但公司亦需采取适当措施保护其中所含敏感信息不被未经授权的人士获取。一般而言，只有经过合法授权的执法机构、会计师事务所或其他专业人士才能查看完整版的SCR。

违反规定的后果

如果未能遵守SCR相关法律法规，企业及其负责人可能会面临罚款甚至监禁的风险。因此，了解并执行正确的程序至关重要。

结论

建立和维护一个符合要求的重要控制人登记册是每个在香港运营的企业都必须承担的责任。通过遵循上述指南，您可以确保您的组织不仅遵守了法律要求，同时也为促进更加公平透明的商业环境做出了贡献。如果您需要更多关于如何操作SCR的专业指导，请随时联系我们的团队——香港“恒诚”，我们将竭诚为您提供帮助。