随着全球范围内对于企业透明度和反洗钱（AML）措施的日益重视，香港特别行政区政府于2018年引入了《公司条例》修订案，要求所有在香港注册成立的公司必须设立并维护一份重要控制人登记册(SCR, Significant Controllers Register)。作为“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，本文将为您详细解读如何根据最新法律法规要求合规地建立及备存SCR。

一、什么是重要控制人登记册？

重要控制人登记册是指记录了一家公司最终受益所有人信息的文件集合。它包括但不限于个人姓名或法人实体名称、地址、身份证件号码等关键资料。通过设置这样的机制，政府能够更有效地追踪资金流动轨迹，从而打击非法活动如恐怖融资、逃税漏税等。

二、谁需要准备SCR？

按照法律规定，所有在港注册成立的有限公司均需设立并保存其SCR。此外，如果您的业务涉及跨境交易或者与外国投资者合作，则更加需要注意遵守这项规定。

三、如何确定重要控制人？

  1. 持有超过25%股份/表决权：任何直接或间接拥有公司超过四分之一股权比例的自然人或机构都应被视为重要控制人。
  2. 对公司有重大影响：即使没有达到上述持股标准，但如果某一方能够对公司的决策过程产生实质性影响，也应当被纳入考虑范围之内。

四、建立SCR的具体步骤：

  1. 收集相关信息：首先，您需要从所有可能的重要控制人那里获取必要的个人信息，包括但不限于姓名、住址、国籍以及联系方式等。
  2. 核实准确性：确保所收集到的数据真实有效，并且已经得到了相关方的认可。
  3. 编制文档：将整理好的信息按照官方规定的格式录入电子表格或其他形式的文档中。
  4. 指定代表：选择一名合适的人员负责保管这份重要文件，并确保其可以随时供执法人员查阅。

五、SCR的存放与访问权限管理：

为了保护隐私安全同时满足监管需求，公司应在合理范围内限制对SCR的访问权限。通常情况下，只有经过授权的专业人士（例如审计师、律师等）才能查看其中的内容。此外，还应该采取适当的技术手段来防止未经授权的访问。

六、定期更新与审查：

鉴于企业的所有权结构可能会随着时间发生变化，因此定期检查并更新SCR是非常重要的。建议至少每年进行一次全面审核，以保证记录始终处于最新状态。

七、不遵守规定的后果：

未能按照法律要求正确建立和维护SCR的企业将面临罚款甚至刑事责任。因此，强烈建议所有相关方给予足够重视，并积极寻求专业指导以确保完全符合各项规定。

结语：

通过遵循上述指南，“恒诚”希望能够帮助广大客户更好地理解和执行关于建立及保存重要控制人登记册的要求。如果您还有其他疑问或需要进一步的帮助，请随时联系我们获得专业的TCSP实务建议。