作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们深知对于企业来说，正确理解和遵守有关建立及维护重要控制人登记册（以下简称SCR）的规定至关重要。本文旨在为您提供关于如何按照最新的法律要求来设立和保存SCR的全面指南。

一、什么是重要控制人登记册？

根据《公司条例》第653条至第655条的规定，自2018年3月1日起，在香港注册成立的公司必须识别其重要控制人，并保持一份重要控制人登记册。这里的“重要控制人”是指对该公司具有重大控制权的人士或实体。

二、谁是公司的“重要控制人”？

依据法律规定，“重要控制人”包括但不限于：

  • 直接或间接持有公司超过25%已发行股份；
  • 直接或间接持有公司超过25%投票权；
  • 有权任命或罢免董事会多数成员；
  • 对公司管理层有实质性影响。

值得注意的是，如果某个实体符合上述条件之一，则该实体本身及其所有上级控制者均被视为重要控制人。

三、如何设置并维护SCR？

  1. 收集信息：首先，公司需要通过发送调查问卷等方式向潜在的重要控制人收集相关信息。这些信息至少应包含姓名/名称、联系方式、国籍/注册地等。
  2. 记录详情：将获得的数据整理成文档形式，并按照规定格式记录下来。每项记录都必须准确无误地反映实际情况。
  3. 定期更新：一旦发现有任何变更发生时，如新的重要控制人加入或现有重要控制人的状态发生变化等，都应及时更新SCR内容。
  4. 安全保管：确保SCR的安全性非常重要。文件应当被妥善存放于公司注册地址或其他指定地点，并采取适当措施防止未经授权访问。

四、哪些情况下可以查阅SCR？

根据现行法规，只有特定人员才能请求查看某公司的SCR，主要包括：

  • 公司成员；
  • 公众检查员；
  • 执法机构；
  • 其他依法授权的个人或组织。

当收到合法请求后，公司应在合理时间内提供相关资料。

五、不遵守规定的后果

未能按规定建立和维护SCR的企业可能会面临罚款甚至更严重的法律后果。因此，建议所有受此影响的公司尽快采取行动以确保完全符合要求。

六、总结

建立并维护一个完整且准确的重要控制人登记册不仅是法律上的义务，也是对企业透明度的一种体现。通过遵循上述指南，您可以帮助自己的公司在这一过程中更加顺利地前进。

如果您在实施过程中遇到任何问题或者需要进一步的专业指导，请随时联系我们——香港“恒诚”，我们将竭诚为您提供支持。