随着全球对于企业透明度及反洗钱政策的日益重视，香港特别行政区政府于2018年引入了《公司条例》（第622章）下的新规定——所有在香港注册成立的公司都必须识别并记录其“重要控制人”信息，并且需要维护一份称为“重要控制人登记册”(Significant Controllers Register, 简称SCR)的文件。作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，本文将为您详细解析如何根据最新的法律法规要求来合规地建立和管理您的SCR。

一、了解什么是重要控制人

首先，要明确谁是您公司的“重要控制人”。根据法律规定，“重要控制人”是指对该公司具有重大影响或控制权的个人或实体。这包括但不限于：

  • 直接或间接持有超过25%股份或表决权的人；
  • 通过其他方式能够对公司决策产生实质影响的人；
  • 对董事会成员任命拥有决定性权力的人等。

二、建立重要控制人登记册的基本步骤

一旦确定了哪些人属于您公司的“重要控制人”，接下来就需要按照以下步骤来正式设立您的SCR：

  1. 收集信息： 向每位已确认的重要控制人索取必要的个人信息，如姓名、地址、国籍/地区、身份证号码或护照号码等。
  2. 记录详情： 在SCR中准确无误地录入上述收集到的信息，以及该人成为重要控制人的日期。
  3. 指定代表： 指定一名或多名授权人士负责保管SCR，并确保其可随时供政府机构查阅。
  4. 定期更新： 如果有任何关于重要控制人的变更情况发生，则应在合理时间内更新SCR内容。

三、SCR的保存与访问规则

为了遵守法律要求，您的SCR应当被妥善保存在公司注册办事处或指定地点，并且只能由特定人员访问：

  • 只有经过适当授权的官员才能查看SCR；
  • 当相关政府部门提出合理请求时，必须允许其检查SCR。

四、违反规定的后果

值得注意的是，未能按规定设置SCR或者故意提供虚假信息的行为都将面临严重的法律责任。根据现行法律框架，违规者可能遭受罚款甚至监禁处罚。

五、结语

正确理解和执行有关建立和维护SCR的规定对于确保您的业务符合香港地区的监管标准至关重要。如果您对整个过程感到困惑或不确定如何操作，请务必寻求专业TCSP持牌顾问的帮助。作为行业内的专家，我们“恒诚”团队愿意为您提供全面的支持和服务，帮助您顺利完成这一重要任务。

六、联系我们获取更多资讯

如果您希望了解更多关于如何合规建立与备存重要控制人登记册的具体细节，或是需要针对自己公司情况进行定制化的咨询服务，请随时联系我们的客户服务团队。我们将竭诚为您提供最优质的专业指导和支持。