随着全球反洗钱及打击资助恐怖主义活动的力度不断加强，香港特别行政区亦相应调整了其监管框架，以确保商业实体更加透明。自2018年起，《公司条例》（第622章）中引入了一项新规定——所有在香港注册成立的公司必须设立并维护一份重要控制人登记册（Significant Controllers Register, SCR）。作为一家专注于提供专业信托或公司服务（Trust or Company Service Providers, TCSPs）的持牌机构，“恒诚”在此为您深入解析这一要求，并分享如何正确实施以符合法律规范。

什么是重要控制人登记册？

重要控制人登记册是一种记录持有公司重大权益者信息的文档。根据定义，如果某个人直接或间接拥有超过25%的公司股份、投票权或其他形式的权利，则被视为“重要控制人”。此外，能够对公司决策产生实质性影响的人也可能被认定为此类角色。

为何需要设立SCR？

设立SCR的主要目的是提高企业所有权结构的透明度，帮助执法机构更有效地追踪资金流向，从而减少非法行为如洗黑钱和逃税等现象的发生。对于企业而言，这不仅是一项法律义务，更是展示自身诚信经营态度的重要方式之一。

谁负责维护SCR？

按照法律规定，每家在香港注册的公司都必须指定一名负责人来管理和更新其SCR。通常情况下，这项职责会由公司的董事或者秘书承担。值得注意的是，虽然可以将此任务外包给外部服务商，但最终责任仍归于公司本身。

SCR应包含哪些内容？

  • 姓名/名称：重要控制人的全名或法人实体的正式称谓。
  • 地址：包括居住地或注册办公地点。
  • 身份证明：护照号码、身份证号或其他官方认可的身份标识符。
  • 成为重要控制人的日期：即该个人或实体首次满足条件的时间点。
  • 性质：描述此人是如何达到重要控制人标准的具体情况。

如何收集相关信息？

为了准确填写SCR，公司需主动向可能符合条件的所有相关方发出通知，要求他们提供必要的个人信息。收到回复后，还需进行适当核实以确保数据的真实性。在整个过程中，保持良好的沟通至关重要，同时也要注意保护个人隐私不受侵犯。

保存与访问规则

一旦完成编制，SCR应当被妥善保管在公司位于香港的注册办事处内。除非得到特定授权，否则仅限于以下人员查阅：
– 公司成员
– 公司雇员
– 任何执行职务时需要访问该文件的公共官员

对于非上述类别之外的请求，公司有权拒绝提供访问权限。

违规后果

未按规定设立或更新SCR的企业将面临罚款及其他法律制裁。因此，建议定期审查并及时更新记录，确保始终遵守最新法律法规的要求。

结语

通过以上介绍，我们希望您对如何合规地建立与备存重要控制人登记册有了更清晰的认识。“恒诚”作为您的TCSP合作伙伴，愿意为您提供进一步的专业指导和支持，助力您的企业在遵循国际最佳实践的同时实现稳健发展。