作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我将为您提供关于如何正确地建立和维护重要控制人登记册（SCR）的全面指导。本文旨在帮助您了解最新的法律规定以及最佳实践，确保您的公司能够完全符合香港《公司条例》的要求。

什么是重要控制人登记册(SCR)?

根据香港特别行政区于2018年生效的新规，《公司条例》第653条至第655条规定了所有在香港注册成立的公司都必须识别其重要控制人，并保留一份重要控制人登记册。这项规定旨在提高企业透明度，防止洗钱及恐怖融资活动。

谁是公司的“重要控制人”？

  • 直接或间接持有超过25%股份的个人；
  • 通过其他方式对公司拥有超过25%表决权的个人；
  • 有权任命或罢免大多数董事的个人；
  • 对公司的管理和经营具有重大影响的个人。

建立SCR的具体步骤

  1. 识别重要控制人：首先需要对公司内部结构进行彻底审查，以确定哪些个人或实体符合上述定义中的任一条件。
  2. 收集信息：一旦确认了重要控制人的身份，接下来就需要收集必要的个人信息，包括但不限于姓名、地址、国籍/地区、出生日期等。
  3. 记录详情：将所收集到的信息按照规定的格式录入SCR中。值得注意的是，除了基本联系信息外，还需注明每位重要控制人在公司内的具体角色及其持股比例或影响力程度。
  4. 指定代表：每家公司都需要指定至少一名代表来负责处理与SCR相关的事务，该代表可以是公司内部员工也可以是外部专业人士如律师或会计师。
  5. 保存并更新：完成初始设置后，应定期检查并及时更新SCR内容，确保其准确性与时效性。

SCR的保存地点与访问权限

SCR应当保存在公司的注册办事处或者由指定代表保管的地方。除非得到法律授权，否则只有以下人员才能查阅此文件：

  • 公司成员；
  • 公司债权人；
  • 政府机关官员；
  • 任何获授权人士。

不遵守SCR规定的后果

对于未能按规定设立并维护SCR的企业来说，可能会面临严重的法律后果，包括但不限于罚款及其他行政处罚措施。因此，确保遵循相关法律法规是非常重要的。

结论

建立和维护一个准确且完整的重要控制人登记册不仅有助于提升企业的透明度，同时也是遵守香港法律规定的必要步骤。如果您在实施过程中遇到任何困难或疑问，请随时联系我们——香港“恒诚”，我们将竭诚为您提供专业的TCSP实务建议和支持。

常见问题解答

Q: 如果我的公司没有找到符合条件的重要控制人怎么办？
A: 即使找不到符合条件的重要控制人，仍然需要准备一份声明说明已经采取合理步骤但未能识别出任何人。
Q: 我们可以从哪里获取更多关于SCR的信息？
A: 您可以通过访问香港公司注册处官网获取最权威的信息来源。

希望这份指南能够帮助您更好地理解和执行有关重要控制人登记册的相关规定。如果您还有其他方面的需求或想要了解更多细节，请不要犹豫与我们取得联系。