随着全球反洗钱及打击恐怖主义融资活动的加强，香港特别行政区政府于2018年3月1日引入了《公司条例》（第622章）的新规定，要求所有在香港注册成立的公司必须识别并记录其重要控制人，并保存一份名为“重要控制人登记册”(Significant Controllers Register, SCR) 的文件。作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，本文将为您详细介绍如何按照最新的法律法规要求来建立和维护SCR。

一、理解SCR的重要性

SCR不仅是对公司内部治理结构的一种透明化展示，更是配合国际标准以增强企业诚信度的重要手段之一。通过设立SCR，可以帮助政府机构更有效地监控资金流动情况，防止非法资金流入市场，从而保护整个社会经济体系的安全稳定。

二、谁是“重要控制人”？

根据香港法例定义，“重要控制人”指的是对某家公司拥有超过25%表决权或股份权益的个人或实体。此外，还包括能够对公司决策产生重大影响的其他方。

  • 直接持有者：指直接拥有公司超过25%股权的人士；
  • 间接持有者：通过一个或多个中间实体间接持有公司超过25%股权的人士；
  • 共同持有者：两人或以上联合持有公司超过25%股权的情况；
  • 实际控制者：即使没有达到上述持股比例，但能够对公司运作实施实质性控制的个人或团体。

三、建立SCR的具体步骤

  1. 收集信息：首先需要从股东、董事等处搜集相关信息，包括但不限于姓名/名称、地址、身份证号码/护照号码等。
  2. 确认身份：对于每个被认定为重要控制人的个体或组织，都需要进行身份验证，确保所提供资料的真实性。
  3. 记录详情：将收集到的所有有效信息整理成文，形成正式的SCR文档。
  4. 指定代表：每家公司在设立SCR时还需指定至少一名负责人员（如公司秘书），专门负责管理这份登记册。
  5. 定期更新：一旦发现有关重要控制人的任何变更，都应及时更新SCR内容，保持其准确性。

四、备存SCR的要求

按照法律规定，所有SCR均需保存在公司的注册办事处或指定地点，并且要确保随时可供查阅。值得注意的是，虽然SCR可以采用电子形式存储，但必须保证数据安全性和完整性不受损害。

  • 访问权限：只有特定人士（如执法机关官员）才能查看完整的SCR内容；普通公众仅能获得部分非敏感信息。
  • 隐私保护：在处理涉及个人隐私的数据时，公司应采取适当措施加以保护，避免泄露给无关第三方。

五、违反规定的后果

如果一家公司未能按规定建立或妥善保管SCR，则可能面临罚款甚至刑事责任。因此，了解并遵守相关法律法规是非常重要的。

六、结语

总之，在当前日益严格的监管环境下，正确地设置和维护SCR已经成为每一个在香港运营的企业所必须履行的基本义务之一。希望通过本文的介绍，能够帮助大家更好地理解和执行这项任务，从而促进企业的健康发展。

如果您还有更多关于如何合规建立与备存重要控制人登记册的问题，欢迎随时联系我们——香港“恒诚”，我们将为您提供专业的TCSP实务建议和支持。