随着全球对于企业透明度要求的不断提高，香港特别行政区也相应地加强了对公司治理的要求。其中，重要控制人登记册（Significant Controllers Register, SCR） 的设立便是为了增强公司结构的透明度而推出的一项重要措施。本文旨在为读者提供关于如何根据最新规定合规地建立和维护SCR的专业指导。

一、了解SCR的重要性

SCR是根据《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（AMLO）第65条所规定的，要求所有在香港注册成立或非香港公司在港设有营业地点的企业必须保留一份记录其重要控制人的名册。此规定旨在通过提高企业所有权信息的透明度来打击洗钱和其他非法活动。

二>谁是“重要控制人”？

  • 直接或间接持有超过25%股权者；
  • 直接或间接拥有超过25%投票权者；
  • 有权任命或罢免大多数董事的权利持有人；
  • 对公司的管理具有重大影响的人士。

如果一个实体满足上述任一条件，则被视为该公司的“重要控制人”。值得注意的是，这里所说的“实体”不仅限于自然人，还包括法人团体。

三、创建并维护SCR的具体步骤

  1. 识别重要控制人： 公司需要采取合理步骤来确定是否存在任何重要控制人，并获取相关信息。
  2. 记录相关信息： 包括姓名/名称、地址、身份证号码/注册号等基本信息以及成为重要控制人的日期。
  3. 定期更新： 至少每年审查一次SCR内容，确保信息准确无误。
  4. 保存文档： 所有与SCR相关的文件都应妥善保管至少七年。

四、访问权限与隐私保护

虽然法律规定某些特定机构和个人可以查看SCR，但同时也有严格的隐私保护措施来保障个人资料的安全。例如，只有在收到正式请求时才允许查阅；而且，被查询方需签署保密协议后才能获得访问权限。

五、违规后果

未按规定建立或保持SCR将面临罚款甚至监禁的风险。 根据现行法律框架，最高可处以港币25,000元的罚款以及每日罚款港币700元直至改正为止。此外，相关责任人还可能面临长达两年的监禁处罚。

六、专业建议

鉴于SCR制度的复杂性和不断变化的监管环境，我们强烈建议您寻求专业的TCSP持牌顾问的帮助。作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们能够为您提供全面的服务支持，包括但不限于：

  • 协助识别并确认重要控制人身份；
  • 制定符合法规要求的SCR格式模板；
  • 培训员工正确填写和更新SCR；
  • 提供持续性的合规咨询和支持。

结语

建立和维护重要控制人登记册不仅是法律义务，更是促进良好企业治理实践的关键组成部分。通过遵循上述指南并与专业人士合作，您的企业可以在确保遵守所有相关法律法规的同时，展现出对企业社会责任的承诺。