作为香港“恒诚”的资深TCSP持牌顾问，我们深知对于企业来说，遵守相关法律法规的重要性。自2018年起，《公司条例》要求所有在香港注册成立的公司必须保存一份重要控制人登记册（简称SCR）。本文将深入探讨如何根据最新的法律要求来正确地建立和维护这份重要文件。

一、理解SCR的基本概念

首先，我们需要明确什么是重要控制人(Significant Controller)以及为什么需要设立这样一个登记册。简单来说，如果某个人或实体对公司具有重大影响力，则被视为该公司的“重要控制人”。这种影响力可以通过直接或间接持有公司股份的方式实现；也可以通过其他方式如合同安排等获得。

  • 自然人： 直接或间接持有该公司超过25%的已发行股本；或有权在股东大会上行使或控制行使超过25%的投票权；或能够对董事会大多数成员的任命及解聘进行控制。
  • 法人团体： 符合上述条件之一，并且其本身也是一个在香港以外地方注册成立的实体。

二、建立SCR的具体步骤

为了帮助企业更好地理解和执行这一规定，以下我们将详细介绍建立并维护SCR所需遵循的主要步骤：

  1. 识别重要控制人： 首先，公司需要确定谁是其重要控制人。这可能涉及到对股东结构、股权分配等方面进行全面审查。
  2. 收集相关信息： 一旦确定了重要控制人的身份后，接下来就需要收集关于他们的详细信息，包括但不限于姓名/名称、地址、国籍/注册地、出生日期（针对自然人）等。
  3. 记录于SCR中： 将收集到的所有相关信息准确无误地录入到SCR内。此外，还应注明获取这些资料的日期以及最后一次更新的时间。
  4. 定期检查与更新： SCR不是一次性的任务，而是需要持续关注的过程。因此，建议每隔一段时间就重新审视一次现有记录，确保其始终处于最新状态。

三、SCR的存储与访问权限

根据法律规定，SCR必须保存在香港境内，并且只有特定人员才能查阅。具体而言：

  • 指定存放地点： 公司可以选择将其放置在注册办事处或其他指定地点，但必须确保该位置安全可靠。
  • 限定查看对象： 只有公司的董事、秘书、会计师等专业人士才有权查看SCR。同时，在某些情况下，政府官员也可能被允许访问。

四、违反规定的后果

不遵守SCR相关规定的公司将面临严重的法律后果，包括但不限于罚款甚至是刑事责任。因此，强烈建议所有受影响的企业给予高度重视，并采取适当措施以确保完全符合要求。

五、结语

综上所述，建立并妥善管理好一个SCR对于任何一家在香港运营的企业来说都是至关重要的。希望本文提供的指南能够帮助您更好地理解和实施这一过程。如果您还有更多疑问或需要进一步的帮助，请随时联系我们的专业团队——香港“恒诚”，我们将竭诚为您提供最优质的服务！